ERP-Standard „extrahiert“

GUS-OS ERP sorgt bei Pflanzen-Extrakt-Experte Finzelberg für sichere Prozesse

Ginseng, Baldrian, Johanniskraut: Bei der Finzelberg GmbH Co. KG in Andernach am Rhein werden Pflanzenextrakte zur weiteren Verwendung in der Pharmaindustrie hergestellt. Das zum weltweiten „the nature network®“ gehörende Unternehmen deckt dabei die gesamte Wertschöpfungskette von der Entwicklung, Herstellung, Analytik, Stabilität und Zulassung bis hin zu Vermarktung der fertigen Produkte ab – stets unter Einhaltung der GMP-Vorgaben. Bereits seit den 80er Jahren ist der Extrakt-Spezialist Kunde der Kölner GUS Group und vertraut auf GUS-OS ERP. Im März 2011 erfolgt die Umstellung auf die aktuellste Ausbaustufe, Release 5.1.

ERP-Systeme zählen in der Industrie zu den festen Institutionen, um Prozesse zu planen, zu ordnen und damit die vorhandenen Ressourcen effizient zu nutzen. Auch das seit 130 Jahren bestehende Unternehmen Finzelberg vertraut auf ein solches System, als Betrieb der pharmazeutischen Industrie ein national wie international führender Anbieter pflanzlicher Wirkstoffe. Qualitativ hochwertige Produkte zählen zu den Grundwerten des Unternehmens seit 1875. Im Jahr 1989 wurde Finzelberg Teil der weltweit agierenden Martin Bauer Gruppe, die als „the nature network®“ für höchste Standards steht.

Technologie und Transparenz

Innovation – nicht nur bei Produkten und Technologien – ist ein wesentlicher Bestandteil von Finzelberg. Das Unternehmen verfügt über modernste Trocknungsanlagen für die Produktion von Pflanzenextrakten. Transparente Herstellungs- und Dokumentationsverfahren zählen zu den Grundwerten des Unternehmens, das in Andernach und dem nahen Sinzig mehr als 270 Mitarbeiter beschäftigt. Informationsverarbeitung und die Nutzung elektronischer Systeme zur Prozessoptimierung und –planung zählen bereits einige Jahrzehnte zu den Mitteln der Wahl. Im pharmazeutischen Sektor ist zudem sehr genau auf die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben zu achten, wo zum einen die Prozessüberwachung wichtiger Baustein ist, aber auch die Dokumentation zu Nachweiszwecken.

Wunsch nach neuem Standard

Bereits seit Mitte der 1980er Jahre setzte Finzelberg daher „Charisma“ ein, das zu den ERP-Pionieren zählende System der Kölner GUS Group. Frank Heim, seit 1991 IT-Leiter bei Finzelberg, erinnert sich: „Zur damaligen Zeit war Charisma eine umfassende Lösung, die unseren Bedarf so vollkommen wie möglich erfüllt hat. Im Laufe der Zeit haben wir das System noch weiter an die Finzelberg-Bedürfnisse angepasst, um veränderte Prozesse in unserem Haus abbilden zu können.“ Damit fand eine Individualisierung des damaligen Standards statt, die internen Anforderungen änderten sich und das Unternehmen stand vor der Herausforderung, weitere Gesetzesänderungen für den Pharmabereich zu implementieren. Eine Validierung des bestehenden Systems stand ebenfalls kurz bevor. Mit dem in die Jahre gekommenen Charisma-System hätte es viel Geld und Zeit gekostet – eine prospektive Validierung eines neuen Standardsystems erschien schneller und kostengünstiger.

Aufbruch in ein neues Zeitalter

Nach einer umfassenden Marktsondierung fiel die Wahl wieder auf die GUS Group – nicht ohne Grund, wie Finzelberg-IT-Leiter Frank Heim betont: „Einen Anbieter und seinen Hintergrund lange zu kennen ist ein Aspekt, der unsere Entscheidung beeinflusst hat. Zum anderen ergab sich durch die Neuentwicklung des Charisma-Nachfolgers GUS-OS ERP die Möglichkeit, hier bei der Schaffung eines neuen Standards unmittelbar beteiligt zu sein.“ Es galt, die Unternehmensprozesse in einem ERP-System abzubilden, dabei waren der anwendungsorientierte Workflow und die Vereinfachung der standortübergreifenden Funktion maßgeblich im Lastenheft. Die zukünftigen Bausteine sollten vom Einkauf über die Materialwirtschaft bis hin zu Produktion und Verkauf reichen. Zu den wichtigen Bereichen zählen Planung und Forecast, Product-Lifecycle-Management sowie die Qualitätskontrolle im Labor. Finzelberg begann bereits sehr früh, die Pflanzenextraktproduktion auf GMP-konforme Weise abzubilden.

Analyse zum Start

In einer umfangreichen Analyse wurde im Jahr 2004 gemeinsam festgelegt, mit welchen Modulen eine optimale Lösung für Finzelberg ausgestattet sein sollte. Einer der Entwicklungswünsche war die Soll-Chargen-Disposition. „Konservativ wird die Charge erst bei Beginn der Produktion gebildet. Mit dem neuen Standard findet das bereits bei Anlage der Bestellung oder des Produktionsauftrags statt“, beschreibt Peter Linz, Vertriebsleiter GUS Deutschland GmbH.

Durch die Programmierung in Java ist das System plattformunabhängig, die Nutzung findet über den Browser statt. Die auf die Bedürfnisse von Finzelberg zugeschnittenen Features sind dabei zentraler Bestandteil – den bei weitem nicht alle Anbieter in dieser Form gemeinsam mit einem Kunden geboten hätten. „Hier war für uns entscheidend, nicht nur mit einem Implementierer, sondern mit einem Entwickler arbeiten zu können“, erklärt Frank Heim. GUS-OS ERP bildet alle in der Pharmazie gängigen Prozesse ab, bietet durch seine offene Struktur aber auch die Möglichkeit spezifisch auf das Unternehmen zugeschnittene Lösungen zu integrieren.

Technische Plattform

Finzelberg nutzte die Chance, auch in der Hardware-Infrastruktur Altes gegen Neues zu tauschen. In Praxistests gemeinsam mit der GUS Group bot die IBM xSeries die schnellsten Reaktionszeiten und steht seitdem als Anwendungs- und Datenserver zur Verfügung.

Im Jahr 2005 gab es den Startschuss für das ERP-System, das nicht mehr aus fast zwei Dritteln Insellösungen besteht, sondern zu mehr als 90 Prozent dem Standard entspricht. Durch den Einsatz von Virtualisierungstechnologie wird nur ein Server für Test, Entwicklung, Archiv- und Echtsystem benötigt. Ein zweiter redundanter Server steht am Standort in Sinzig, um im Fall einer Serverstörung am Standort Andernach als Backup einzuspringen.

Workflows erleichtern Abläufe

Mit GUS-OS ERP sind Workflows in die Organisation eingezogen, die den Mitarbeitern wertvolle Stützen sind. Zudem können zu jeder Station des Arbeitsablaufs die passenden Dokumente hinterlegt werden. Manuelle Prozessabläufe wurden automatisiert, um den Mitarbeitern die Nutzung zu erleichtern. So sind auch wichtige Dokumente sicher archiviert und jederzeit frei für den Zugriff der berechtigten Abteilungen. Die zuständigen Fachabteilungen genießen mehr Freiheiten und benötigen für Dokumentationszwecke nicht den Eingriff der IT-Abteilung.

Entscheidend für diesen strukturierten Aufbau war auch die Einbeziehung von abteilungsspezifischen Key Usern, die im Rahmen des Change Managements in die letzte Entwicklungsphase eingebunden wurden.

Seit dem Echtstart im Jahr 2005 bewährt sich das System – selbst Zweifler, die dem Altsystem mehr Zukunftssicherheit zumaßen, waren in kurzer Zeit überzeugte Nutzer. Die grafische Benutzeroberfläche erleichtert auch neuen Kräften bei Finzelberg die Arbeit mit dem ERP-System. Vom GUS-Standort Köln aus kann per Fernwartung zugegriffen werden, mit eindeutigen Service Level Agreements sind Anbieter und Anwender auf der sicheren Seite.

Beschleunigte Prozesse

Ein deutlicher Zuwachs in der Arbeits- und Prozesseffizienz ist bei Finzelberg zu verzeichnen. Über 100 Nutzer arbeiten täglich mit dem System, neben der zentralen ERP-Funktion, die vom Einkauf bis zur Materialwirtschaft alles Relevante abdeckt, nutzt der Extraktspezialist fünf weitere Module von GUS-OS. Mit dem Planungswerkzeug kann simuliert und optimiert werden, für die Absatzplanung und das Primärbedarfsmanagement kommt GUS-OS Forecast zum Einsatz. Bedarfsgerecht ist hier Microsoft Excel integriert.

Für Instandhaltung und Wartung nutzt Finzelberg GUS-OS IHW. Planbare Wartungsarbeiten und Reparaturen werden damit ebenso gesteuert wie ungeplante Instandhaltungen. Anwenderfreundlich geht es auch im Finzelberg-Labor zu: Mit dem LIMS der GUS, einem Labor-Informationssystem stehen auch den Laboranten Workflows zur Verfügung. „Der Wechsel von den ToDo-Listen in die Funktion und der stete Überblick über die anstehenden Maßnahmen sind wertvolle Erleichterungen für die Laborarbeit.“, so Dr. Hermann Kurth, Finzelberg-Laborleiter. Für die Dokumentation und Archivierung nutzt Finzelberg die GUS-OS Module DMS und Archiv.

Wenige Klicks auch in der Finanzwelt

Da die Integration der bestehenden Finanzlösung in GUS-OS ERP nicht möglich war, entschied sich Finzelberg ebenfalls für die Finance-Module der GUS Group. Im Jahr 2008 erfolgte die Umstellung – Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenverwaltung sind seitdem ebenfalls in GUS-OS ERP integriert. Damit steht eine durchgängige Datenhaltung zur Verfügung, was die Abläufe effizient und übersichtlich gestaltet. Die ERP-Lösung ist gekennzeichnet durch hohe Nutzerakzeptanz und Bedienerfreundlichkeit, nur wenige Mausklicks sind für grundlegende Funktionen nötig. Durch den integrierten Workflow für alle relevanten Prozesse sind Fehler deutlich minimiert, schnelles und kooperatives Arbeiten zeichnet das System aus. Selbst bei der Kundeninteraktion macht sich das positiv bemerkbar: Schneller und effizienter laufen diese Prozesse ab, Rückfragen sind im Vergleich zum Vorsystem nur noch selten nötig.

Perlenhochzeit zwischen Anbieter und Anwender

Nach fast 30 Jahren Zusammenarbeit zwischen Finzelberg und ERP-Spezialisten GUS zieht Frank Heim, IT-Chef der Finzelberg GmbH, ein positives Fazit. „Kein ERP-System erfüllt alle Ansprüche zur Gänze. Ziel sollte sein, mit dem Anbieter ins Geschäft zu kommen, der so nahe es geht am gewünschten Standard ist. In unserer Zusammenarbeit mit der GUS haben wir die Flexibilität sehr schätzen gelernt, und vor allem eines: Der Anbieter hört uns zu“, resümiert der IT-Verantwortliche. Für Finzelberg bereits in der Entscheidungsfindung relevant war vor allem die Branchenerfahrung der GUS Group. In der Pharmaindustrie gilt es, strengere Regeln und Normen einzuhalten als in anderen Bereichen, umso relevanter schien ein Anbieter, für den die Integration von GMP kein Fremdwort ist.

Das außergewöhnlich gute Verhältnis zwischen Kunde und Softwarehersteller zeigt sich auch in kleinen Details. Regelmäßig besuchen potentielle Kunden der GUS den Andernacher Extraktspezialisten und lassen sich von Frank Heim und seinem Team das produktive System vorführen. Doch Werbung sei das nicht, so Heim: „Ich möchte damit die Entscheidungsfindung erleichtern, denn wir kennen die Probleme ganz genau, in denen manches Unternehmen mit alten Systemen heute steckt. Und da geben wir unsere guten Erfahrungen gerne weiter.“