Elektronische Rechnungsablage mit RS2

Rechnungen bewegen die Wirtschaftswelt. Die physische Rechnungsablage bedeutet neben der Mehrfachablage oft einen zeitaufwendigen Suchprozess beim Wiederauffinden von Dokumenten. Die Optimierung der Rechnungseingangsbearbeitung stellt daher ein großes Nutzenpotential dar. Der Ablageprozess in rs2 findet automatisiert direkt beim Erfassen der Eingangsrechnung ins Eingangsrechnungsbuch statt. Mittels Barcode erfolgt eine automatische Zuordnung des gescannten Dokuments zum Eingangsrechnungsbuch.

Die Rechnung wird sofort im Hintergrund beschlagwortet und im DMS abgelegt. Die gescannte Eingangsrechnung steht beim Buchen in rs2 und im Einkaufsmodul auf Knopfdruck – auch in dezentralen Organisationen – zur Verfügung. Optional kann der Ablageprozess auch mit einem Eingangsrechnungs-Workflow kombiniert werden. So werden Eingangsrechnungen nach dem Scannen zur Prüfung an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Sie wissen immer, bei welchem Mitarbeiter sich die Rechnung gerade befindet und können z.B anhand von Wertgrenzen definieren, wer welche Aufgaben erledigen darf. Der Freigabeprozess erfolgt systemunterstützt entlang der Freigabehierarchie.