Vereinfachte Bestellprozesse und höhere Projekttransparenz beim Anlagenbauer Schiller
Die Schiller Gruppe ist ein Anbieter für individuelle Lösungen in den Bereichen Sondermaschinen, Fördertechnik und Lager & Logistik. Produzierende Industrieunternehmen aus der ganzen Welt zählen zu den Kunden des mittelständischen Unternehmens, das in nur 25 Jahren von einem Ein-Mann-Unternehmen bis auf 110 Mitarbeiter gewachsen ist. Auch die IT-Landschaft hat sich in dieser Zeit rasant mit entwickelt, sodass sie 2009 harmonisiert werden musste. Seitdem optimiert das Unternehmen seine operativen Prozesse in seinen sechs Unternehmensbereichen mit Microsoft Dynamics NAV und der Branchenlösung amProject für den Maschinenund Anlagenbau. Mit dieser zentralen Lösung steuert die Unternehmensgruppe seine üblicherweise lang laufenden Kundenprojekte von der Akquise bis zur Inbetriebnahme der Anlagen. Das IT-Systemhaus amball business-software aus Nürnberg führte die Branchenlösung erfolgreich bei der expandierden Schiller-Gruppe ein.
2010 feierte die Schiller-Gruppe, mit Sitz im niederbayrischen Osterhofen, ihr 25-jähriges Jubiläum. Das erfolgreiche Unternehmen versteht sich als Anbieter von Komplettlösungen für Fördertechnik, Lagertechnik & Logistik und Sondermaschinen, zu denen weit mehr gehört, als Mechanik und Elektrik. Mit den Lösungen werden gesamte Produktionsprozesse für weltweit tätige Industrieunternehmen gestaltet. Im hauseigenen Mechatronik-Zentrum entstehen Elektronik, Mechanik und Software unter Berücksichtigung der komplexen Wechselwirkungen. Planung, Konstruktion und Produktion werden komplett im eigenen Haus mit eigenem Personal koordiniert. Dadurch entstehen hohe Anforderungen an die Softwarelösung, denn die rund 100 gleichzeitig laufenden Projekte mit langer Laufzeit wollen alle termingerecht fertig gestellt werden.
Gestiegene Anforderungen überforderten die bisherigen Softwarelösungen
2008 führten mehrere zusätzliche Anforderungen zum Entschluss, die IT des Unternehmens zu harmonisieren und gleichzeitig für die Zukunft auszurichten. Die bisher eingesetzte Projektmanagementlösung für die Automatisierungstechnik war nicht mandantenfähig. Da jedoch eine neue Gesellschaft ausgegründet wurde, musste eine Lösung gefunden werden. Zudem verfügte die Software über keine eigene Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, was zur Abrechnung der projektbezogenen Arbeitszeiten wichtig war. Auch die Schnittstellen zu den verschiedenen CAD-Systemen im Haus waren fehleranfällig und bei Updates nicht immer kompatibel. Das führte dazu, dass aus Sicherheitsgründen keine Updates mehr eingespielt wurden und die Softwarelandschaft dadurch mit der Zeit veraltete. „Wir beauftragten ein Ingenieurbüro mit der Vorauswahl für uns passender Systeme. Aus den einhundert möglichen Softwarelösungen wurden zunächst zehn und dann drei Produkte ausgewählt.“ erinnert sich Thomas Thalhammer, der verantwortliche Projektleiter bei Schiller, an den Auswahlprozess.
Gesucht: Eine zukunftssichere Lösung für den Maschinen- und Anlagenbau
Unter diesen Produkten war auch die Branchenlösung amProject von amball und für den Einsatz dieser Lösung entschied sich die Schiller Gruppe letztendlich. „Die ausschlaggebenden Gründe für unsere Entscheidung waren, dass wir eine für Anlagenbauer zugeschnittene Lösung, mit zahlreichen Schnittstellen zu CAD-Systemen, und zur Durchführung komplexer Projekte nutzen konnten.“ berichtet Herr Thalhammer weiter. Viele wichtige Funktionen für das Projektgeschäft sind darin enthalten und der individuelle Anpassungsaufwand wurde dadurch reduziert. amball erstellte die Feinspezifikation für die Einführung und Anpassung der Softwarelösung. Anschließend wurden drei Schiller-Mitarbeiter geschult, damit sie die notwendigen Anpassungsprogrammierungen selbst durchführen konnten. Aus Sicherheitsgründen wurden eigene Anpassungen im Bereich des Rechnungswesens nicht selbst durchgeführt, sondern amball überlassen. Dieses Konzept ging auf.
Datenübernahme und Abschluss zum Jahreswechsel
Zum Jahreswechsel wurden alle alten Systeme abgelöst, die Datenübernahme von amball durchgeführt und vom ersten Tag an ausschließlich mit der neuen Lösung gearbeitet. „Das war schon eine große Herausforderung: Unter anderem mussten alle laufenden Projekte übernommen werden und auch eine Bewertung der Bestände zum Stichtag war notwendig. Da waren wir wirklich froh, dass alles so reibungslos geklappt hat.“ fasst Alexander Riedl, Anwendungsentwickler bei Schiller, die Herausforderungen des Projekts zusammen. Heute nehmen er und die anderen geschulten Kollegen regelmäßig kleinere Anpassungen an Masken oder Auswertungen vor und erweitern das System. Beispielsweise haben sie die Möglichkeit geschaffen, elektronische Bestellungen bei Lieferanten vorzunehmen, was einen Geschwindigkeitsvorteil darstellt.
Harmonisierte IT-Landschaft hat deutliche Vorteile
Das System ist unter vielen weiteren Gesichtspunkten schneller und leistungsfähiger geworden. Es werden weniger Schnittstellen bedient, dadurch sinkt die Komplexität und die Beherrschbarkeit der Lösung steigt. Datensicherungen können heute zentral durchgeführt und einfacher überwacht werden. Früher gab es Abhängigkeiten zwischen Systemen, diese sind heute verschwunden und auch die Anwender freuen sich über signifikant kürzere Antwortzeiten des EDV-Systems. Neben diesen technischen Aspekten wurden durch den Einsatz von amProject und Microsoft Dynamics NAV auch zahlreiche Prozesse in den sechs Unternehmensbereichen Automatisierungstechnik, Lagertechnik und Logistik, Engineering und Maschinenbau, Elektroplanung, EDV-Planung und Software-Engineering maßgeblich verbessert.
Softwareunterstützung in allen Projektphasen
In der Akquise eines Projekts, bei der Angebotserstellung, der Angebotskalkulation, der Auftragsabwicklung mit Konstruktion, Terminplanung und Ressourcenplanung, der Beschaffung, der Produktion und bei der Inbetriebnahme der Lösung beim Kunden unterstützen amProject und Microsoft Dynamics NAV die Schiller-Mitarbeiter dabei, den Überblick zu behalten und die richtigen Aktivitäten zur richtigen Zeit durchzuführen. Neben der Projektabwicklung wird das System natürlich auch im Personalwesen zur Lohn und Gehaltsabrechnung, im Lager, im Einkauf, im Verkauf und im Rechungswesen eingesetzt. Es gibt weiterhin wichtige Softwareschnittstellen zu zwei Systemen: zur Arbeitszeiterfassung und zu den CAD-Systemen.
Eigene Softwarelösung für die Erfassung von Arbeitszeiten integriert
Für die Erfassung von Arbeitszeiten nutzt die Schiller-Gruppe eine selbst entwickelte Software, die im Rahmen der Umstellung über eine bidirektionale Schnittstelle angebunden wurde. Alle Mitarbeiter können mit dieser Software den Projektbezug für ihre geleisteten Arbeitszeiten herstellen und Zeiten auf Projekte buchen. Diese Angaben können später zu Zwecken des Projektcontrollings mit Microsoft Dynamics NAV und amProject ausgewertet werden. Auch Auswertungen in der eigenen Zeiterfassung sind möglich. Dabei kann auf projektspezifische Informationen aus dem ERP-System zugriffen werden.
Personalwesen nahtlos eingebunden
Die frühere Insellösung der Lohn- und Gehaltsabrechnung wurde durch die Einführung von Microsoft Dynamics NAV abgeschafft. Heute ist diese Abteilung mit ihren Prozessen nahtlos in die Gesamtlösung integriert. Für die gewerblichen Mitarbeiter können die Lohnabrechnungen auf Grundlage ihrer geleisteten Arbeitszeiten erstellt werden. Auf Basis der erfassten Arbeitszeiten für ein Projekt erfolgt auch die Abrechnung an die Kunden. Sofern Reparaturarbeiten oder andere Arbeiten nach Aufwand abgerechnet werden, dienen die Aufzeichnungen als Leistungsnachweise.
Gemeinsame Nutzung von Stücklisten in Konstruktion und Einkauf
Die zweite wichtige Softwareschnittstelle gibt es zum Konstruktionsbereich: In der Unternehmensgruppe sind mehrere unterschiedliche 2-D und 3-D CAD-Systeme im Einsatz. Alle entstehenden Konstruktionsdaten werden mit dem Produkt Autodesk Productstream konsolidiert. Dieses Produkt ist wiederum mit der amball-Lösung verbunden, um die Stücklisten zwischen Konstruktion und Einkauf zu harmonisieren. Die Zeichnungsstücklisten können automatisiert in Projekte eingelesen werden und sind damit bestellfertig für den Einkauf aufbereitet. Früher waren dazu viele manuelle Tätigkeiten notwendig.
Eigene Lager für jedes Projekt schaffen hohe Transparenz
Einen weiteren wichtigen Vorteil finden wir in der Transparenz von Projekten: In der amball-Lösung kann für jedes Projekt ein eigenes Lager eingerichtet werden und der Bestellprozess ist deutlich verbessert. Jederzeit kann projektbezogen Auskunft darüber gegeben werden, was bestellt ist, was bereits eingelagert ist und was noch bestellt werden muss. „Die Zuordnung der Artikel zu Projekten geschieht heute vollautomatisch. Früher mussten die Artikel mühsam den Projekten zugeordnet werden“ schwärmt Alexander Riedl.
Anpassbare Branchenlösung bietet Flexibilität für die Zukunft
Die Hauptvorteile für die Schiller Gruppe lassen sich so zusammenfassen: Durch Nutzung der Branchenlösung amProject für den Maschinenbau und Anlagenbau konnten insbesondere die Planungs- und Bestellprozesse, sowie die projektbezogene Lagerverwaltung verbessert werden. Viele weitere nützliche Funktionen für das Projektgeschäft sind in der Branchenlösung enthalten. Frühere Restriktionen, beispielsweise bezüglich mehrerer Mandanten oder nicht integrierbarer Insellösungen sind durch den Einsatz von amProject behoben. „Die Lösung von amball bietet uns im Vergleich zur abgelösten Software deutlich leistungsfähigere Funktionen an.“ so Alexander Riedl. Die Schiller-Gruppe kann somit auf neue Herausforderungen flexibel reagieren.
