Semikolon GmbH setzt auf Mobile Auftragserfassung von SOFTAGE

Anwenderbericht zur Erweiterung der ERP-Lösung MESONIC WINLine

Vor 25 Jahren begann die Firma Semikolon mit einer klassischen Papeterie Serie mit dem Ziel, durch kreatives Design und moderne Farben dem Kunden die Möglichkeit zu geben, Bücher, Alben und Kartonagen nach eigenem Geschmack zu kombinieren. Heute besteht das Sortiment der Semikolon GmbH aus einer vielfältigen Kollektion aus klassischen und immer wechselnden, modernen Fashions.

Das verwendete Material ist von erstklassiger Qualität und berücksichtigt trotzdem die immer wichtiger werdenden Umweltaspekte. Dies wissen auch weltberühmte, von der englischen Königin ausgezeichnete Designer zu schätzen und benutzen deshalb die Produkte der Firma Semikolon für ihre Arbeit. So ist die Firma Semikolon zu einer Marke für zeitgenössisches und modernes Papierdesign geworden und erfreut sich höchster Beliebtheit. Semikolon setzt seit 2005 auf die Mesonic Business Software und die Kompetenz von SOFTAGE und seinen Partnern.

Anforderung an eine moderne Auftragserfassung

Der Vertriebsaußendienst von Semikolon nahm Aufträge im Rahmen von Kundenbesuchen und Messeauftritten auf – klassisch per Auftragsformular. Im Anschluss mussten Aufträge telefonisch oder per E-Mail an die Hauptverwaltung weitergegeben werden, welche dort durch manuelle Eingabe zu Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen weiter bearbeitet wurden. Um diesen Geschäftsprozess zu optimieren, also die Arbeit der Mitarbeiter effektiver und somit effizienter zu gestalten, wurde vom MESONIC Distributor SOFTAGE eine „mobile Auftragserfassung“ eingeführt.

Grundlage für die mobile Auftragserfassung ist die Warenwirtschaft der Mesonic Business Software, das mobile Erfassungs- und Informationssystem Trade Info auf mobile devices und der Microsoft Biztalk Server als intelligentes Datenaustauschsystem. Auf dieser Basis ist es möglich Aufträge sowohl über Web-Portal, als auch über mobile Datenerfassungsgeräte (Handys / Smart Phones) zu erstellen und in die MESONIC WINLine zu importieren.

Vorgehensweise

Sowohl die Kundendaten, Artikel- & Preisdaten als auch die Verkaufsstatistik der vergangenen Jahre werden an den Biztalk Server übergeben. Hierbei können diverse Filter gesetzt werden. Diese Daten werden von Trade Infoübernommen und an den angebundenen Webshop, sowie die „Mobile Business“–Front Ends übergeben. Da diese Lösung als ASP-Lösung bei Trade Info läuft und als ausgegliederte Dienstleistung etabliert wurde, bedarf es keiner Systemadministration durch Semikolon.

Die Außendienstmitarbeiter von Semikolon sind nun in der Lage, standortunabhängig z.B. beim Kunden vor Ort oder auf Messen die Aufträge mit den mobilen Datengeräten auch mittels integriertem Barcode- Scanner zu erfassen. Jegliche Informationen zu allen Artikeln, Preisen, Rabatten, speziellen Kundenpreisen stehen ihnen dabei zur Verfügung. Die Verkaufsstatistik bietet dem Außendienst die Möglichkeit das Kaufverhalten des Kunden in den Bestellprozess einfließen zu lassen.

Firmenzentrale, sowie aufwendige und fehlerträchtige Datenübertragungen sind nicht notwendig. Dies bedeutet nicht nur Arbeitsentlastung für den Außendienst und für die Mitarbeiter in der Zentrale, sondern verbessert vor allem die Kundenbeziehung durch schnelle und unproblematische Auftragserfassung, die zeit- und informationsnah direkt vor Ort vorgenommen werden kann.

Die vom mobilen Trade Info-System eingegangenen Aufträge werden in einem frei wählbaren Rhythmus per Email von dem zur Verfügung gestellten Server abgeholt und automatisch in eine XML-Struktur transformiert, die von der MESONIC WINLine importiert werden kann (automatisiert per Action Server oder selektiv über den WINLine Belegimport). Nun befinden sich die Aufträge zur weiteren Bearbeitung in der MESONIC WINLine.

Herr Jörg Plaschka, Geschäftsführer von SOFTAGE sagt zu diesem Projekt: „Die Anforderungen unseres Kunden waren, alltägliche Arbeiten in der MESONIC WINLine zu optimieren, um so Arbeitszeit und Kundenservice verbessern zu können. Gleichzeitig sollte während der Einführung der mobilen Auftragserfassung der tägliche Betrieb nicht behindert werden. Wir freuen uns, dass wir diesen Wünschen durch unser kompetentes Team gerecht werden konnten und der Firma Semikolon dadurch einen weiteren Vorteil gegenüber ihren Mitbewerbern gesichert haben.“

Herr Halbig, Geschäftsführer der Firma Semikolon GmbH zusammenfassend: „Durch den Einsatz der mobilen Auftragserfassung können wir schon jetzt mit Sicherheit sagen, dass wir die Kosten der Einführung bereits nach kurzer Zeit wieder eingespielt haben, insbesondere auch durch die erhebliche Zeitersparnis bei der Erfassung und Bearbeitung. Gleichzeitig können wir damit die Qualität unserer Kundenbeziehungen verbessern.“