Moderne Controlling-Lösung bei den Gelben Engeln in Nordbayern

Der ADAC Nordbayern e. V. ist einer von 18 Regionalclubs des ADAC e. V. In 14 ServiceCentern in Nordbayern werden für die Mitglieder kostenlose Leistungen erbracht, aber auch Produkte und kostenpflichtige Dienstleistungen angeboten. Da jedes ServiceCenter mit einem eigenen Budget wirtschaften muss, benötigt man hohe Transparenz zur Geschäftsentwicklung und als Entscheidungsgrundlage. Der ADAC Nordbayern nahm daher die betriebswirtschaftliche Softwarelösung Microsoft Dynamics NAV in Betrieb. Seitdem bleiben im Controlling bei den Auswertungsmöglichkeiten keine Wünsche mehr unerfüllt. Schnittstellen zu den Kassensystemen der Servicecenter und zur ADAC-Zentrale in München beliefern das System mit Daten. Alle Bereichs- und Abteilungsleiter können ihren Kostenstellenverlauf bis auf Buchungsebene verfolgen und bei Bedarf tiefgehend analysieren. Das IT-Systemhaus amball business-software aus Nürnberg führte das Controlling-Werkzeug mit Rekordgeschwindigkeit, innerhalb von nur acht Wochen, beim ADAC Nordbayern ein.

Als führender Mobilitäts-Dienstleister hat der ADAC eine Struktur geschaffen, die den damit verbundenen, vielfältigen Aufgaben gerecht wird. In zahlreichen Tochtergesellschaften und Beteiligungen arbeiten hochqualifizierte Spezialisten, die wesentlich dazu beitragen, individuelle Mobilität in allen Teilbereichen sicherzustellen. Für umfassenden Service für die 17,3 Millionen Mitglieder sorgen 18 Regionalclubs mit ihren 177 Geschäftsstellen und 172 ADAC-Vertretungen in ganz Deutschland. Einer dieser Regionalclubs ist der ADAC Nordbayern, der 14 ServiceCenter in seiner Region betreibt. Jedes der Servicecenter erbringt kostenfreie Leistungen für die Mitglieder und bietet die hauseigenen Produkte und Dienstleistungen, wie beispielsweise Reisen, Versicherungen, Fahrsicherheitstrainings und Bücher, rund um das Thema Mobilität an. Jedes Servicecenter haushaltet mit einem eigenen Budget und ist daher auf zeitnahe und detaillierte Informationen angewiesen, um ablesen zu können, wie sich die einzelnen Leistungsbereiche entwickeln.

Starres System machte zusätzliche manuelle Auswertungen notwendig
Der ADAC Nordbayern hatte bis 2009 eine bei vielen ADAC-Regionalclubs verbreitete Controllinglösung im Einsatz. Hauptnachteil dieser Lösung waren die eingeschränkten Möglichkeiten im Berichtswesen, was zu manuellen Nacharbeiten in großem Umfang führte. Daten für die 15 Servicecenter wurden regelmäßig nach Microsoft Office Excel übertragen, dort zeitaufwändig weiterverarbeitet und später den Kostenstellen-Verantwortlichen zur Verfügung gestellt. Eine genauere, eigenständige Analyse der Auswertungen war unmöglich, da die Rückverfolgung von Auswertungsergebnissen in einzelne Buchungen oder Vorgänge nicht mehr ohne weiteres möglich war. Daher beschlossen die Geschäftsführung und der Leiter des Rechnungswesens, ein modernes Controlling-Werkzeug für den ADAC Nordbayern einzuführen. Das System sollte zusätzlich über eine Warenwirtschaft verfügen, um später auch die Warenbewegungen der Servicecenter abbilden zu können.