Miete und Kauf sicher verwaltet
Der Handel mit Gas ist das Geschäft der Wilhelm Schlütter GmbH: Vor über hundert Jahren gegründet, wird das Duisburger Traditionsunternehmen seit 1974 erfolgreich von der Familie Schlütter geführt. Inzwischen kümmern sich 24 Mitarbeiter um den Vertrieb von Gas. Vor allem Flüssiggas geht an Kunden im gesamten Ruhrgebiet, vom privaten Einzelabnehmer bis hin zum Industriebetrieb. Um das gestiegene Umsatzvolumen zu bewältigen, setzt die Wilhelm Schlütter GmbH auf eine professionelle Warenwirtschaft, die Sage Office Line, ergänzt durch die Branchenlösung GasOL der Euro-Com Consult GmbH.
Die Wilhelm Schlütter GmbH vertreibt verschiedene Gase, Gasgemische ebenso wie Kältemittel, Laborgase, technische Gase oder Sondergase. Auch die passende Schweißtechnik oder der Propangaskocher sind bei dem Großhändler zu bekommen. Eingesetzt werden die Gase in unterschiedlichen Bereichen, die Wilhelm Schlütter GmbH liefert etwa den Sauerstoff an Krankenhäuser oder Kohlensäure an die Gastronomie. Je nach Menge wird das Gas in Flaschen abgefüllt und ausgeliefert, oder einer der drei Tankwagen bringt das Gas gleich zum Kunden, um dort direkt den Tank zu befüllen.
Zwei in eins
Zur Unterstützung der Geschäftsprozesse war zunächst die eine herkömmliche betriebswirtschaftliche Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Software im Einsatz. Mit dieser Softwarelösung wurden die üblichen Abläufe der Warenwirtschaft und der Finanzbuchhaltung gesteuert. Ein wichtiger Vorgang konnte jedoch nicht abgebildet werden, mit dem viele Flüssiggashändler zu kämpfen haben: Beim Handel mit Flüssiggas wird zwar das Gas, also der Inhalt verkauft, die Flasche selbst wird aber nur vermietet. „Wir haben sozusagen zwei Produkte in einem“, erklärt Geschäftsführer Michael Schlütter. Um diesen Umstand erfassen zu können, arbeitete er mit einer externen Speziallösung. Die Daten mussten umständlich per Hand von einer Software in die andere übertragen werden.
Einbindung der wichtigen Geschäftsprozesse gewünscht
Als das Unternehmen wuchs und der Umsatz stieg, war die alte Arbeitsmethode nicht mehr praktikabel. Um auch weiterhin modern und leistungsfähig zu bleiben, musste eine Umstellung her. „Wir wollten auch die Daten zur Vermietung in unsere betriebswirtschaftliche Software einbinden“, sagt Michael Schlütter. Bei einem Update sollte keine umständliche individuelle Anpassung der Zusatzlösung nötig sein, sondern „wir wollten eine integrierte Lösung mit einem automatischen Update, das auch sämtliche Zusatzfunktionen umfasst.“
Anforderungen konkretisiert
Wurden die genauen Anforderungen für ein Vermiet- und Verleihmodul definiert. Das Hauptziel, die Integration in die betriebswirtschaftliche Software, ließ sich allerdings nur mit einem Wechsel auf die Sage Office Line umsetzen. Die Office Line des Frankfurter Softwarehauses, einem der Marktführer für betriebswirtschaftliche Software im deutschen Mittelstand mit 250.000 Kunden, ermöglicht die Einbindung spezieller Programme und Zusatzlösungen. Auf Basis der Warenwirtschaft wurde GasOL entwickelt. Hiermit kontrolliert der Geschäftsführer nun den Bestand. Alle Artikel sind in der zentralen Datenbank erfasst, jede Lieferung an die Kunden wird genau dokumentiert. Die Verknüpfung der Geschäftsbereiche und die zentrale Datenbasis schätzt Michael Schlütter besonders. „Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die Lieferdaten der Kunden.“ Besonders vorteilhaft ist dies, wenn ein Kunde zum Beispiel einmal in der Hauptniederlassung Gas bezieht, ein anderes Mal aber in der Zweigstelle in Wesel. „Sofort ist zum Beispiel zu sehen, welches Gasgemisch dieser Kunde benötigt.“ Fehlerhafte Lieferungen werden so vermieden. Direkt aus dem Warenwirtschaftssystem werden Rechnungen und Lieferscheine erstellt. „Bei rund 1.000 Rechnungen im Monat ist der Softwareeinsatz eine große Arbeitserleichterung und das ohne personellen Mehraufwand. Mit gleicher Personalkapazität haben wir früher etwa 100 Rechnungen geschrieben.“ Anschließend greift die Finanzbuchhaltung auf die Daten zu. Hier hat die Wilhelm Schlütter GmbH mit einem umfangreichen Mahnwesen auch die Offenen Posten unter Kontrolle.
Branchenlösung GasOL
Die spezifischen Anforderungen des Gas- und Mineralölhändlers hat die EuroComConsult mit der Lösung GasOL realisiert. Sie ist speziell auf Anforderungen des Flüssiggashandels abgestimmt und in die Warenwirtschaft der Office Line integriert. „Mit ihr lässt sich der Verleih und die Vermietung der Behälter bis hin zum Zollnachweis exakt abbilden“ erläutert Manfred Jungbluth, der beim Softwareexperten für den Vertrieb zuständig ist. Zu berücksichtigen sind dabei verschiedene Arten der Vermietung mit jeweils verschiedenen Konditionen. „Wir bieten Aboverträge und Tagesmieten an, gewähren mietfreie Tage oder sogar die mietfreie Abgabe eines Behälters.“ Da nicht jedes Gas in jedem Behälter aufbewahrt werden kann, gibt es auch hier mehrere Varianten, etwa für Propangas, technische Gase oder medizinische Gase. „GasOL erleichtert uns auch die Bestandskontrolle. Auf einen Blick sehen wir, wie viele unserer Behälter bei welchem Kunden stehen“, erläutert Michael Schlütter. Besonders komfortabel ist für den Geschäftsführer, dass in die Software die Vorschriften der Gefahrgutverordnung aufgenommen sind. „Erstellen wir einen Lieferschein, erscheinen automatisch die vorgeschriebenen Angaben nach der Gefahrgutverordnung. So sind wir auch rechtlich immer auf der sicheren Seite.“ Außerdem wird bei der Rechnungserstellung genau zwischen Mieten und Kaufen unterschieden. Der Kunde erhält mit einer Gasflasche zwar ein Produkt, aber zwei Rechnungen: eine über den Kauf des Inhalts, eine über die Miete des Behälters. „In der Software können wir die unterschiedlichen Rechnungen problemlos den Kunden zuordnen.“ „GasOL haben wir mittlerweile bei Kunden von Potsdam bis Nürnberg eingesetzt und um Funktionen wie Tankverwaltung, Seriennummernauskunft oder Tankstellenanbindung erweitert“, so Jungbluth von der EuroComConsult. Um auf dem aktuellen Stand der Technologie zu bleiben, wird GasOL z.Zt. auf die neue Office Line Evolution umgestellt-, die die zukunftsweisende .net-Technologie von Microsoft nutzt – die Grundlage für die neue Service-orientierte Architektur (SOA) der Warenwirtschaftssoftware. Unternehmen profitieren durch den Technologiewechsel nicht nur von der in tausenden mittelständischen Betrieben eingesetzten und dadurch hoch bewährten Office Line-Software, sondern erhalten auch noch eine innovative, offene und flexible Technologieplattform, die alle Anforderungen an eine moderne Software-Architektur erfüllt und dabei auch langfristige Entwicklungsperspektiven berücksichtigt.
