Spezialist für Hotelbeleuchtung und Lichtlösungen 2F setzt auf abas-Business-Software
Ein veraltetes ERP-System mit viel Individualprogrammierung bei dem ein Upgrade schon mal bis zu 2 Monate dauerte, veranlasste die 2F Leuchten Ges.m.b.H. & Co. KG aus Abtenau im Salzburger Land, sich nach einer neuen Lösung umzusehen. Gesucht wurde ein Standardsystem, das sich schnell und einfach an die stetig neuen Anforderungen der Spezialisten für Hotelbeleuchtung und Lichtlösungen anpassen lässt und dabei releasefähig bleibt. Auch sollte die neue Unternehmens-IT interne und übergreifende Prozesse durch ein in der Software integriertes Organisations-Know-how unterstützen. Die beste Präsentation und überzeugende Antworten auf alle Fragen von 2F lieferte die abas-Business-Software und der österreichische abas-Partner Nittmann&Pekoll. Seit dem Echtstart von abas-ERP konnte der Nutzungsgrad der Software ständig verbessert werden, was wiederum ein Ansteigen der Produktivität bei 2F um 25% bewirkte. Auch die Liefertreue, Auskunftsfähigkeit und Servicequalität hat sich verbessert.
Klare Formen und aufregende Materialien – modernes Lichtdesign soll sich dem Käufer zwar lässig und perfekt präsentieren, doch für den Hersteller muss das noch lange nicht gelten. Form folgt Funktion. Diesen Grundsatz lebt die 2F Leuchten Ges.m.b.H. & Co. KG. Kaum einer setzt Konzepte und Lichtlösungen für den Objektbereich so perfekt um wie das innovative Unternehmen im Salzburger Land.
Abhängigkeiten verringern
Eine hohe Individualisierung, ein veraltetes System und eine hohe Abhängigkeit vom betreuenden Systemprogrammierer veranlassten 2F Leuchten sich nach einer neuen Lösung umzusehen. Hans Buchegger, Geschäftsführer bei 2F, erinnert sich: „Mit unserem alten System sind wir bei den Anpassungen sehr ins Detail gegangen. Ein Upgrade oder zusätzliche Individualisierungen waren nur noch mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand zu realisieren. Daher suchten wir möglichst schnell nach einer Alternative. Es ist dramatisch, welche Kosten entstehen, wenn ein System nicht funktioniert – ein Faktor 10 zu einem Standardsystem ist schnell erreicht. Wir haben uns mehrere Lösungen, die wir im Internet, Fachzeitschriften und auf Messen definiert haben, angesehen. Auch Referenzen zu den Systemen. Drei Anbieter kamen in die engere Wahl und wurden zu Systempräsentationen nach Abtenau eingeladen. Um die ERP-Systeme vergleichbar zu machen haben wir im Vorfeld eine Aufgabe an die Anbieter gesandt. Ein für uns typischer Vorgang sollte abgebildet werden, wir produzieren und liefern einem Kunden ein Lichtsystem mit einer Variante. Nittmann&Pekoll mit der abas-Business-Software machte die beste Präsentation und erhielt den Auftrag.
Einführung nach Plan
Dass die Datenqualität nicht durchgängig gut war, wusste man bei 2F. Daher bereitete man die Daten peu à peu auf, prüfte und übernahm erst dann. Hans Buchegger: „Wir haben mit den Stammdaten „Artikel und Kunden“ begonnen, als nächstes die Fibudaten und danach der Einkauf und Verkauf. Die Umstellung auf das neue System war fließend.“ Der eigentliche Systemstart erfolgte an zwei Tagen und Daten wurden parallel in der alten und neuen Software gepflegt. Zur Sicherheit begleiteten zwei Mitarbeiter des Systemhauses den Echtstart vor Ort. „Es gab ein paar Kleinigkeiten, die von den Spezialisten von Nittmann&Pekoll kompetent und schnell erledigt wurden,“ so Hans Buchegger: „Im Großen und Ganzen verlief der Start problemlos und wie geplant.“
Hoher Nutzen
Nach dem ersten Kennenlernen der Software wussten die Mitarbeiter immer besser um die Möglichkeiten, die die neue Software jedem Einzelnen bot. Zusammen mit dem Systemhaus wurden die Unternehmensprozesse immer weiter optimiert und individualisiert. Der Nutzungsgrad der Software ist im Laufe der Zeit kontinuierlich gestiegen. Geschäftsführer Buchegger: „Man muss sich quasi in das System `eingraben´, um den Nutzungsgrad zu erhöhen. Hier bin ich von den Möglichkeiten, die abas-ERP bietet, begeistert. Gerade haben wir die neue abas-Nachkalkulation in Betrieb genommen. Die Provision unseres Außendienstes ist abhängig vom Deckungsbeitrag. Daher haben wir von der Vor- auf die Nachkalkulation umgestellt. Wenn wir individuell fertigen, brauchen wir die Nachkalkulation auch um Preise zu ermitteln. Früher haben wir viel in Serie gefertigt. Da sind die Prozesse und der Workflow immer gleich, für die Änderung eines Produkts hatten wir bis zu 5 Monate Zeit. Auch die Serienfertigung ist in der abas-Business-Software abgebil det. Heute machen wir jedoch 80% unseres Umsatzes mit Hotelbeleuchtung. Hier geht es hauptsächlich um Kleinserien. Die Zeit, die wir in diesem Bereich zum Entwickeln von neuen Produkten haben, ist auf 5 Wochen zusammengeschrumpft. Auch wenn ein Architekt etwas völlig Neues möchte, beispielsweise eine neue Oberfläche, sind wir mit der abas-Business-Software in der Lage, termingerecht zu liefern. Bei der individuellen Fertigung einer Lichtanlage ist es immens wichtig, immer und überall die Kontrolle zu behalten.“ 2F ist auch auf die in der Software integrierte Nachkalkulation angewiesen. Basierend auf den Erfahrungswerten der Nachkalkulation erstellt 2F beispielsweise bei ähnlichen, neuen Projekten eine Vorkalkulation. „In der Regel schickt uns der Architekt eine Skizze. Daraus generieren wir dann ein Angebot,“ erläutert der 2F Geschäftsführer. „Basierend auf den Angaben zeichnet ein Techniker die Anlage und legt sie in abas-ERP an. Nach Freigabe der Konstruktionszeichnung werden die Stückliste generiert und di e Daten an die Disposition übergeben. Der Kunde sagt uns, wann er das Teil benötigt und wir liefern es.“ 2F plant gegen unbegrenzte Kapazitäten. Im Einkauf ist die Wahl des Lieferanten auch vom gewünschten Fertigstellungstermin der Lichtanlage abhängig. „Vor abas-ERP haben die Fertigungsleiter am Montag Morgen die Betriebsaufträge verteilt,“ resümiert Geschäftsführer Buchegger: „Das waren viele Zettel, die Daten wurden von Hand von einer Insellösung zur nächsten weitergereicht. Das war zeitintensiv und fehleranfällig. Heute kann jeder Meister dank individuell für uns erstellter Masken erkennen, welche für einen Auftrag benötigten Teile auf Lager sind, welche gefertigt werden und welche beschafft werden müssen und wie lange das dauert. Ganz am Anfang als das System noch neu war, gab es beim einen oder anderen Mitarbeiter Widerstände zu überwinden. Heute verzeichnen wir eine hohe Akzeptanz und Motivation. Jeder Meister kann seine Aufträge selbständig in der abas-Business-Software planen und aus dem System ziehen. Niemand in unserem Haus kann sich vorstellen auf das ERP-System zu verzichten. Wir haben schnellere Durchlaufzeiten, weniger Lagerbestände, eine gestiegene Liefertreue und Transparenz in unserem Unternehmen. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess wird unterstützt und die Produktivität ist dank der abas-Business-Software um 25% gestiegen.“
Upgrades, die begeistern
Beim Thema Upgrade zeigt sich Hans Buchegger begeistert: „Ein Releasewechsel bei abas-ERP ist verglichen mit unserem Altsystem ein Kinderspiel. Trotz Anpassungen ist die neue Version an einem Wochenende eingespielt. Unsere Individualität bleibt auch nach dem Upgrade erhalten und es gibt mit jedem neuen Release neue Funktionen, die wir sofort nutzen können. Als Beispiel hierfür kann ich die Nachkalkulation nennen. Die kam in einer der letzten Versionen und wurde von uns sofort genutzt. Wir haben einen Wartungsvertrag und bekommen die Upgrades automatisch. Das hat den Vorteil, dass wir unsere IT evolutionär, also Schritt für Schritt weiterentwickeln. So profitieren wir zeitnah vom technologischen Fortschritt und können das Upgrade und unsere Anpassungen größtenteils selbst durchführen. Bei jährlichen Upgrades ist der Schulungsaufwand unserer Mitarbeiter überschaubar. Das Schlimmste was passieren könnte, das wissen wir noch aus den Erfahrungen mit unserem alten System, wäre wenn es den Softwareanbieter nicht mehr gäbe. Das ist aber bei ABAS und Nittmann&Pekoll nicht der Fall. Die sind grundsolide und unabhängig. Wir arbeiten bereits seit über 10 Jahren zusammen. So etwas ist für mich Investitionssicherheit par exellence.“ Und so freut sich Hans Buchegger schon auf die kommenden Herausforderungen, die er mit der abas-Business-Software und Nittmann & Pekoll umsetzen wird.
