Jugendherbergen auf Verjüngungskur – Finanzlösung von UNIT4 Agresso ermöglicht effiziente Prozesse

Mit CODA Financials stehen alle Daten durchgängig auf einer Plattform zur Verfügung

Die Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland gehören zu den modernsten Häusern ihrer Art in Deutschland. Die Verwaltung unterscheidet sich kaum vom Management neuer Hotels. Die Buchhaltung und das Berichtswesen des Verbunds der Jugendherbergen erfordert daher vor allem eines: Flexibilität. Die bestehende Lösung mit Excel-Sheets und Access-Datenbanken konnte den steigenden Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Gesucht war daher eine effiziente IT-Lösung für das Rechnungswesen und Controlling – so modern wie die Gästehäuser selbst. Die Entscheidung fiel auf das Finanzsystem von UNIT4 Agresso: Mit CODA Financials konnten die betriebswirtschaftlichen Abläufe der insgesamt 43 Jugendherbergen optimiert und zusammengeführt werden.
Wichtiges Kriterium bei der Auswahl war, dass die standortübergreifende Buchhaltung mit der neuen Lösung unterstützt wird. Die Jugendherbergen führen jeweils eine selbstständige Buchhaltung: jedes Haus bucht seine eigenen Kosten und Einnahmen, die an die Zentrale übermittelt werden. Hier kam es durch getrennte Datenhaltung in den einzelnen Häusern und der Zentrale zu Mehraufwand durch Doppeleingaben und Datenprüfungen. Mit CODA Financials wurde eine durchgängige Systemplattform mit einheitlicher Datenhaltung für die Herbergen und die Zentrale implementiert.

“Mit CODA Financials haben wir erstmals einen aktuellen Überblick der Wirtschaftlichkeit aller Betriebe”, sagt Johannes Tiebel, Leiter Controlling, Rechnungswesen und Betriebsführung der Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland. “Wir haben für die Einführung der neuen Lösung ein eigenes Projektteam zusammengestellt und konnten unter Leitung von UNIT4 Agresso zeit- und budgetgerecht starten. CODA hat über 100 Anwender bei uns geschult, dadurch können nun Fragen ohne externe Hilfe einfach und schnell beantwortet werden.”

Nach einer kurzen Implementierungsphase von vier Monaten greifen die Betriebsleiter in den einzelnen Jugendherbergen jetzt über ihre Web-Browser auf das System zu – die über Buchungsmasken eingegebenen Daten werden in der Zentrale zusammengeführt und ausgewertet. Außerdem können Informationen zu Reservierungen und Leistungsverbuchungen des Hotel-Systems SIHOT, das über eine Schnittstelle an die Finanzlösung angebunden ist, abgerufen werden.

UNIT4 Agresso-Geschäftsführer Dieter Große-Kreul resümiert: “Mit den Jugendherbergen konnten wir ein weiteres Projekt im Bereich der gemeinnützigen Organisationen erfolgreich starten – damit festigen wir unsere Expertise in der Zusammenführung von Buchungsvorgängen aus einzelnen Betrieben. Wir freuen uns, die Verwaltung der Jugendherbergen schneller und effizienter zu gestalten.”