Global Hyatt Corporation wählt Epicor Softwarelösung mit flexiblen Web Services

„Einmal bitte Spaghetti Aglio e Olio!“ Wer in einem Hotelrestaurant der Kette Hyatt eine Portion des italienischen Nudelgerichts bestellt, setzt eine Reihe von unterschiedlichsten Aktionen in Gang. Nicht nur Kellner, Küchengehilfen und Köche kümmern sich sofort um die Erfüllung des Wunsches, mit der Eingabe ins elektronische System wird auch sofort der Warenbestand des Lagers um die Rezeptzutaten belastet. Dies ist nur eine der hotelspezifischen Funktionen der Finanzbuchhaltungssoftware der Epicor-Lösung, die von der Hotelkette Hyatt Hotels & Resorts europaweit bereits seit zehn Jahren eingesetzt wird. Die Global Hyatt Corporation ist als eine der führenden Hotelketten mit mehr als 365 Hotels in 45 Ländern weltweit vertreten und beschäftigt rund 90.000 Mitarbeiter. Die Geschichte des Konzerns Hyatt begann 1957, als Hyatt in Los Angeles das erste Hotel auf einem Flughafengelände eröffnete. Europaweit nutzen 10 Hotels in Hamburg, Berlin, Köln, Mainz, Zürich, Mailand, Paris, London und Birmingham die Dienstleistungen des Hyatt Shared Services Center, das seinen Sitz in Mainz hat. Sieben weitere eigenständige Firmen der Global Hyatt Corporation, darunter die neue Marke Andaz™, werden über einen zentralen Server im Shared Services Center von Mainz aus gesteuert.

Alle Daten münden ins SSC
Hyatt folgt mit dem Shared Services Center einem zentralisierten Ansatz, demzufolge alle Verarbeitungs- und Verwaltungsprozesse, die nicht zwingend vor Ort abgewickelt werden müssen, nach Mainz ausgelagert werden. Darunter fallen unter anderem die Kreditoren-, Debitoren- und Hauptbuchhaltung, wie beispielsweise die Buchung aller Lieferantenrechnungen, ihre Kontrolle und die Bezahlung. Um die einzelnen Hotels von diesen zeit- und arbeitsintensiven Aufgaben zu befreien, arbeitet Hyatt mit einer Finanzbuchhaltungssoftware, die multi-mandantenfähig ist, also beliebig viele Hotels einbinden und zentral gesteuert werden kann. Konkret münden die Hotel-Daten in die zentralisierte Epicor-Lösung. Über die Web-Services von Epicor Service Connect erhält die Software sämtliche Daten aus den hotelspezifischen angegliederten Systemen, die sie dann in einem automatisierten Verfahren verbucht. So werden beispielsweise Tagesumsätze, statistische sowie Abrechnungsdaten automatisch jede Nacht an Epicor übertragen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle elevanten Buchungsinformationen aus der hotelspezifischen Software Opera von Micros-Fidelio auch der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stehen. Über das Bedarfsmanagement-Modul von Epicor können die einzelnen Abteilungen wie Küche, Housekeeping oder Verwaltung Artikel oder Dienstleistungen abfragen. Auch die Erstellung von praktischen Einkaufslisten mit aktuellem Stand ist jederzeit möglich. Dazu Wolfgang P. Baermann, Assistant Director of Finance im SSC von Hyatt: „Ein nächster Schritt könnte eine Live-Verbindung zu einem Procurement-System sein, das die angeforderten Waren automatisch ohne Aufforderungnachliefert. Die dazu otwendige Schnittstelle wäre in der Epicor-Lösung vorhanden“, so Baermann. Außerdem verfügt Epicor über vordefinierte Exportfunktionen über die Finanzbuchhalterische Daten in Konsolidierungssysteme wie Hyperion eingepflegt werden können.

Entscheidung aus Not
Mit dem Einsatz von Epicor hat Hyatt es geschafft, eine standardisierte Lösung für die Finanzbuchhaltung in allen Hotels außerhalb der USA zu etablieren. Die Auswahl vor gut 10 Jahren entstand dabei damals eher aus der Not heraus: „Als wir 1998 im Begriff waren, weitere drei Hotels in Deutschland zu eröffnen, hatten wir uns bereits für eine Finanzbuchhaltungssoftware entschieden, die gemäß unseren Anforderungen multi-mandantenfähig war. Leider ging der Anbieter noch in der Implementierungsphase pleite, so dass wir uns schleunigst nach einer neuen Lösung umschauen mussten.“ Ein Hotel in Almaty (Kasachstan), dessen Verwaltung just zu dieser Zeit von Hyatt akquiriert wurde, arbeitete bereits mit Epicor. Nicht nur wegen der Multi-Mandantenfähigkeit von Epicor konnte es damit auch für alle weiteren Hotels eingesetzt werden konnte. Es verfügt auch über genug Hotelerfahrung“, so dass die Implementierung relativ einfach zu bewerkstelligen war. Nach Prüfung der Business-Anforderungen und einem einmonatigen Entscheidungsprozess konnte die Implementierung der Epicor-Lösung beginnen. Dazu Baermann: „Verglichen mit der heutigen Anbindung von neuen Hotels lief das damals noch ein bisschen komplizierter. Um alle vier Hyatt Hotels auf eine zentrale Anwendung zugreifen zu lassen, benötigten wir mit Citrix eine Distribution Software, die Anwendungen verteilt zur Verfügung stellt. Insgesamt brauchten wir für die erste Implementierung drei Monate, am 2. Januar 1998 ging Hyatt schließlich live. Die Implementierungen aller nachfolgenden Hotels stellten technisch gar kein Problem mehr dar, nur in der Vorbereitung der Daten galt es und gilt es immer noch, eine gewisse Disziplin an den Tag zu legen. Wer den Kundenstamm, die Kreditoren mit allen Bankverbindungen und die Lagerartikel im Vorfeld sorgfältig importiert, kann sie später reibungslos in Epicor überspielen.“

Vom Koch bis zum kaufmännischen Direktor
Innerhalb von vier bis sechs Wochen ist heutzutage ein neues Hotel an die Finanzsoftware angebunden, inklusive der Schulung für die Hotelmitarbeiter. Dabei schickt Epicor ein oder zwei Consultants, die sowohl die technische Seite der Implementierung wie auch die Schulung des Personals übernehmen. „Das sind immer Leute, die bereits lange Jahre Erfahrung mit dem Produkt haben, aber vor allem auch wissen, wie die Hotelleute ticken. Die kennen sich aus mit den Fragen aus der Küche, aus dem Restaurant oder der Buchhaltung und haben sehr hilfreiche Dokumentationen dabei. Natürlich benutzen wir auch unsere internen Epicor-Spezialisten für diese Schulungen. So haben wir beispielsweise in jeder Region außer den USA, wo wir Oracle Financials einsetzen, einen eigenen Epicor-Beauftragten, der sich nur mit der Software beschäftigt“, so Baermann. Rund um den Erdball gehen Implementierungen aus diesen Gründen sehr glatt von statten. Neben den Hyatt-internen Epicor-Beauftragten und den Epicor Beratern gehören zusätzlich noch der Kaufmännische Direktor, der Einkaufsleiter und der Food & Beverage Direktor ins Projektteam. Da ein hoher Prozentsatz aller Hyatt-Mitarbeiter außerhalb der USA mit der Epicor-Lösung arbeitet, sieht sich Epicor häufig mit vielfältigem Kundenfeedback konfrontiert. Das Shared Services Center in Mainz ist für die Sammlung aller Verbesserungsvorschläge zuständig, prüft sie im Vorfeld und leitet sie mindestens einmal pro Jahr an den speziellen Key Accounter für den Bereich Hospitality von Epicor weiter. „Wenn keine technischen Konflikte zwischen verschiedenen Modulen die Umsetzung behindern, ist Epicor sehr bestrebt, auf die Wünsche einzugehen“, kommentiert Baermann.

Weniger Aufwand, mehr Sicherheit
Der Wechsel zu Epicor hat dem Shared Services Center eine große Arbeitserleichterung gebracht. Der Verwaltungsaufwand für das Programm ist seitdem geringer, während sich die Sicherheitsfeatures erweitert haben. Der Zugriff auf individuelle Funktionen kann blockiert werden, womit die Implementierung von Kontrollen gemäß Sarbanes-Oxley wie beispielsweise die Funktionstrennung ermöglicht wurde. Das Shared Services Center kann sich inzwischen mit Hilfe der SnapSearch Funktion wichtige Informationen aus der Software selbstständig als Adhoc-Bericht ziehen, im Gegensatz zur Vorgängerversion, bei der alle Reports fest programmiert waren. Wer nun bei Hyatt spontan eine Liste aller Lagerartikel eines Lieferanten und deren letzten Preis zusammengestellt haben will, sendet eine Anfrage an das Shared Services Center und bekommt innerhalb einer halben Stunde den Bericht zur Verfügung gestellt. Ist ein solcher Bericht für alle Hotels innerhalb der Gruppe, die an das Shared Services Center angebunden sind, nützlich, kann er einfach über die Epicor Menüstruktur abgerufen werden. „Wir sind mit Epicor sehr zufrieden, sind aber auch gespannt auf alle zukünftigen Entwicklungen bei Epicor“, zieht Wolfgang Baermann ein positives Fazit zu einer bereits über 10 Jahre andauernden Geschäftsbeziehung, die unter anderem dafür sorgt, dass jeder Gast seine Spaghetti immer prompt und mit einem Lächeln serviert bekommt.