Verwaltung von Eingangsrechnungen

…mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems und dem Eingangsrechnungs-Workflow.

Neben dem Eigeninteresse des Unternehmers gibt es gesetzliche Vorschriften, in denen die Pflicht zur Buchführung festgeschrieben ist. Dabei sind die wesentlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) „Wahrheit“ und „Klarheit“. Diese Grundprinzipien sind in verschiedenen gesetzlichen Vorschriften enthalten, ergeben sich aber insgesamt aus der bewährten kaufmännischen Praxis. Wahrheit in der Buchführung bedeutet, dass alles so gebucht werden muss, wie es wirklich vorgefallen ist. Klarheit bedeutet, dass alles übersichtlich, eindeutig, lesbar, nachvollziehbar und geschützt vor Fälschungen sein muss.

In der Praxis sieht es oft so aus
Eingangsrechnungen werden zeitaufwendig über den Papierweg zur Genehmigung weitergegeben. Rechnungen langen nicht rechtzeitig/periodengerecht in der Buchhaltung ein, weil diese noch zur Prüfung bei einem Sachbearbeiter liegen. Rechnungen werden mehrfach erfasst und abgelegt. Überblick über anstehende Zahlungen und Nachvollziehbarkeit fehlen.

Mit einem Dokumenten-Management-System können diese Vorgänge automatisch gesteuert und zentral verwaltet werden. Dadurch erhalten Sie mehr Überblick und sparen Zeit und  Ressourcen.

So könnte ein Eingangsrechnungs-Workflow aussehen
Eingehende Rechnungen werden in der Eingangsrechnungsbucherfassung registriert und mit einem Barcode versehen. Der Papierbeleg wird nun gescannt und im Buchhaltungssystem hinterlegt. Gleichzeitig wird die Rechnung im integrierten Dokumenten-Management-System abgelegt. Im Eingangsrechnungsbuch wird die individuell hinterlegte Aktivitätenfolge, der sogenannte Workflow, aktiv. Das bedeutet, dass die Rechnung in einer vorgegebenen Reihenfolge elektronisch zur Genehmigung weitergegeben wird. Dafür können verschiedene Parameter wie zum Beispiel Wertgrenzen festgelegt werden. Die eingescannten Rechnungen werden automatisch dem vorgesehenen Genehmigungsweg zugeordnet. Ein drohender Skontoverlust kann so vermieden werden und Sie können jederzeit feststellen bei welcher Person sich die Rechnung gerade befindet. Die Verbindung der Buchungszeile zum Archiv erfolgt automatisch.

Auch bei mehreren einlaufenden Stellen (Filialen) werden die Rechnungen im zentralen Archiv abgelegt und mittels Beschlagwortung im Prozess verankert. Der Genehmigungsablauf erfolgt workflowgesteuert.

Mittels Ampelfunktionalität kann der Status der Rechnung (rot = zu bearbeiten, gelb = in Bearbeitung, grün = Freigabe) jederzeit festgestellt werden. Freigegebene Rechungen werden in der Buchhaltungssoftware verarbeitet. Hier erzeugen Sie auf Knopfdruck alle fälligen Überweisungen für Ihre Bank. Durch eine mögliche Zuordnung der Eingangsrechnungen auf Ihre Projekte oder Bestellungen fließen auch die Kosten entsprechend in Ihre Nachkalkulationen ein. Für die Steuererklärung relevante Umsatzzahlen können automatisch aus dem System generiert werden.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Erfassung von Eingangsrechnungen samt deren Verspeicherung im Dokumentenmanagement mittels Scan

• Zentrale Ablage im Archiv und automatische Beschlagwortung

• Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen per Genehmigungs-Workflow

• Verbuchung von Eingangsrechnungen samt automatischer Skontoberechnung

• Überblick auf Knopfdruck

• Relevante Steuerdaten auf Knopfdruck

Über Ramsauer & Stürmer
Die Ramsauer & Stürmer Software GmbH entwickelt Business Software für mittelständische Unternehmen. Das Produktportfolio umfasst das gesamte ERP-Spektrum vom Rechnungswesen über die Kostenrechnung und die Logistik bis hin zur Produktion sowie CRM und Dokumentenmanagement. An den heimischen Standorten (Zentralgeschäftsstelle Salzburg, Wien) sowie den deutschen Niederlassungen (Stephanskirchen, Göppingen) sind über 80 Mitarbeiter (Stand: Juli 2010) beschäftigt. Ramsauer & Stürmer wurde 1984 von Univ.-Doz. Dr. Helmut Ramsauer in Salzburg gegründet.

Das im Haus entwickelte Produkt rs2 zeichnet sich vor allem durch seine hohe Flexibilität und den modularen, plattformunabhängigen Aufbau aus. 2008/09 wurde diese Produktlinie als eines der besten ERP-Systeme eines österreichischen Herstellers ausgezeichnet. Ramsauer & Stürmer ist ein international tätiges Unternehmen mit mehr als 80 Mitarbeitern und eines der größten privaten österreichischen Software- und Beratungsunternehmen.