Das Leben in der Wolke
Mit dem neuen Schwerpunktthema “Work and Life with the Cloud” rückt die CeBIT 2011 als weltweit bedeutendste Veranstaltung der digitalen Industrie einen zentralen Wachstumsmarkt im IT-Geschäft in den Mittelpunkt. Kein IT-Thema wird aktuell so intensiv diskutiert wie Cloud Computing. Führende Experten gehen davon aus, dass sich das Cloud-Konzept in den nächsten Jahren flächendeckend durchsetzen wird.

“Cloud Computing hat Fahrt aufgenommen und ist auf dem besten Weg, die gesamte IT-Welt zu revolutionieren”, sagte Ernst Raue, Vorstand der Deutschen Messe AG, in Hannover. Nach Angaben des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Gartner sollen die weltweiten Umsätze mit Cloud-Services noch in diesem Jahr auf 68,3 Milliarden US-Dollar steigen. Im Vergleich zum Vorjahr entspricht dies einem Wachstum um 16,6 Prozent. Bis 2014 rechnet Gartner sogar mit einem Anstieg auf 148,8 Milliarden US-Dollar.

Hohe Bandbreiten und ein immer einfacherer Zugang zum Internet über mobile Endgeräte sind wesentliche Treiber der stetig wachsenden Nachfrage nach Cloud-Lösungen. Für die IT-Unternehmen bedeutet die zunehmende Nachfrage nach Cloud-Angeboten eine grundlegende Neustrukturierung ihrer bisherigen Geschäftswelt.

Warum entscheiden sich Anwender für Cloud Computing?
Cloud Computing bezeichnet die dynamische Bereitstellung und Nutzung von IT-Hardware, -Software und -Services über ein Netzwerk wie zum Beispiel das Internet.

Die IT-Landschaft wird nicht mehr vom Anwender lokal betrieben, sondern von einem oder mehreren externen Anbietern gemietet. Unternehmen und Organisationen aller Größenordnungen können so ihre IT-Ausgaben erheblich reduzieren und flexibilisieren. Außerdem profitieren sie von einem reduzierten Administrationsaufwand und einer gesteigerten Mobilität.

Durch die verbrauchsbezogene Abrechnung ergeben sich für den Nutzer weitere Einsparpotenziale. Teure Überkapazitäten wie etwa bei saisonalem Geschäft oder sich verändernden Rahmenbedingungen können durch die Nutzung von On-Demand-Lösungen vermieden werden.

Die Cloud-Lösung von MESONIC
Bereits seit mehreren Jahren ist SOFTAGE mit MESONIC für das Thema „Cloud” gerüstet. Die Technologie der browserbedienbaren Softwarelösung Enterprise WINLine ermöglicht hierbei den Online-Zugriff auf alle Unternehmensdaten. So ist die Ortunabhängigkeit und damit ein hoher Mobilitätsgrad der Anwender gewährleistet.

Ergänzt wird die Lösung durch das Komplettsystem MESONIC Business Compact. Hierbei handelt es sich um eine vollständige ERP-/CRM-/PPS-Lösung, die auf monatlicher Abrechnungsbasis beruht. Die Berechnung erfolgt dabei nutzerabhängig.

Die Kombination dieser beiden MESONIC-Systeme ermöglich die Abbildung einer klassischen „Cloud Computing”-Lösung mit all den Vorteilen, die diese bietet:

• einfache Nutzung
• schneller flexibler Zugriff – orts- und plattformunabhängig
• Übernahme des Betriebsrisikos durch den Dienstleister
• hohe Datensicherheit durch ausgefeilte Sicherheitsmechanismen
• schnelle Akquisition von (Anwendungs-)Ressourcen
• Geschäftseröffnung ohne eigenes Rechenzentrum

Anwenderbericht zur Erweiterung der ERP-Lösung MESONIC WINLine

Vor 25 Jahren begann die Firma Semikolon mit einer klassischen Papeterie Serie mit dem Ziel, durch kreatives Design und moderne Farben dem Kunden die Möglichkeit zu geben, Bücher, Alben und Kartonagen nach eigenem Geschmack zu kombinieren. Heute besteht das Sortiment der Semikolon GmbH aus einer vielfältigen Kollektion aus klassischen und immer wechselnden, modernen Fashions.

Das verwendete Material ist von erstklassiger Qualität und berücksichtigt trotzdem die immer wichtiger werdenden Umweltaspekte. Dies wissen auch weltberühmte, von der englischen Königin ausgezeichnete Designer zu schätzen und benutzen deshalb die Produkte der Firma Semikolon für ihre Arbeit. So ist die Firma Semikolon zu einer Marke für zeitgenössisches und modernes Papierdesign geworden und erfreut sich höchster Beliebtheit. Semikolon setzt seit 2005 auf die Mesonic Business Software und die Kompetenz von SOFTAGE und seinen Partnern.

Anforderung an eine moderne Auftragserfassung

Der Vertriebsaußendienst von Semikolon nahm Aufträge im Rahmen von Kundenbesuchen und Messeauftritten auf – klassisch per Auftragsformular. Im Anschluss mussten Aufträge telefonisch oder per E-Mail an die Hauptverwaltung weitergegeben werden, welche dort durch manuelle Eingabe zu Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen weiter bearbeitet wurden. Um diesen Geschäftsprozess zu optimieren, also die Arbeit der Mitarbeiter effektiver und somit effizienter zu gestalten, wurde vom MESONIC Distributor SOFTAGE eine „mobile Auftragserfassung“ eingeführt.

Grundlage für die mobile Auftragserfassung ist die Warenwirtschaft der Mesonic Business Software, das mobile Erfassungs- und Informationssystem Trade Info auf mobile devices und der Microsoft Biztalk Server als intelligentes Datenaustauschsystem. Auf dieser Basis ist es möglich Aufträge sowohl über Web-Portal, als auch über mobile Datenerfassungsgeräte (Handys / Smart Phones) zu erstellen und in die MESONIC WINLine zu importieren.

Vorgehensweise

Sowohl die Kundendaten, Artikel- & Preisdaten als auch die Verkaufsstatistik der vergangenen Jahre werden an den Biztalk Server übergeben. Hierbei können diverse Filter gesetzt werden. Diese Daten werden von Trade Infoübernommen und an den angebundenen Webshop, sowie die „Mobile Business“–Front Ends übergeben. Da diese Lösung als ASP-Lösung bei Trade Info läuft und als ausgegliederte Dienstleistung etabliert wurde, bedarf es keiner Systemadministration durch Semikolon.

Die Außendienstmitarbeiter von Semikolon sind nun in der Lage, standortunabhängig z.B. beim Kunden vor Ort oder auf Messen die Aufträge mit den mobilen Datengeräten auch mittels integriertem Barcode- Scanner zu erfassen. Jegliche Informationen zu allen Artikeln, Preisen, Rabatten, speziellen Kundenpreisen stehen ihnen dabei zur Verfügung. Die Verkaufsstatistik bietet dem Außendienst die Möglichkeit das Kaufverhalten des Kunden in den Bestellprozess einfließen zu lassen.

Firmenzentrale, sowie aufwendige und fehlerträchtige Datenübertragungen sind nicht notwendig. Dies bedeutet nicht nur Arbeitsentlastung für den Außendienst und für die Mitarbeiter in der Zentrale, sondern verbessert vor allem die Kundenbeziehung durch schnelle und unproblematische Auftragserfassung, die zeit- und informationsnah direkt vor Ort vorgenommen werden kann.

Die vom mobilen Trade Info-System eingegangenen Aufträge werden in einem frei wählbaren Rhythmus per Email von dem zur Verfügung gestellten Server abgeholt und automatisch in eine XML-Struktur transformiert, die von der MESONIC WINLine importiert werden kann (automatisiert per Action Server oder selektiv über den WINLine Belegimport). Nun befinden sich die Aufträge zur weiteren Bearbeitung in der MESONIC WINLine.

Herr Jörg Plaschka, Geschäftsführer von SOFTAGE sagt zu diesem Projekt: „Die Anforderungen unseres Kunden waren, alltägliche Arbeiten in der MESONIC WINLine zu optimieren, um so Arbeitszeit und Kundenservice verbessern zu können. Gleichzeitig sollte während der Einführung der mobilen Auftragserfassung der tägliche Betrieb nicht behindert werden. Wir freuen uns, dass wir diesen Wünschen durch unser kompetentes Team gerecht werden konnten und der Firma Semikolon dadurch einen weiteren Vorteil gegenüber ihren Mitbewerbern gesichert haben.“

Herr Halbig, Geschäftsführer der Firma Semikolon GmbH zusammenfassend: „Durch den Einsatz der mobilen Auftragserfassung können wir schon jetzt mit Sicherheit sagen, dass wir die Kosten der Einführung bereits nach kurzer Zeit wieder eingespielt haben, insbesondere auch durch die erhebliche Zeitersparnis bei der Erfassung und Bearbeitung. Gleichzeitig können wir damit die Qualität unserer Kundenbeziehungen verbessern.“

SOFTAGE als autorisierter Mesonic Business Distributor bietet in der wirtschaftlich starken Region Ostbayern künftig zusammen mit CDS Systeme geballtes Know How und innovative Lösungen zur Geschäftsprozessoptimierung auf Basis der Mesonic Business Software. Die  betriebswirtschaftliche Qualifizierung neben fachgerechter IT-Ausbildung garantiert Kunden von CDS Systeme individuelle Lösungen und Kompetenz in der Abbildung betriebswirtschaftlicher Prozesse. Regionaler Schwerpunkt für CDS Systeme ist die Achse Amberg, Regensburg, Deggendorf, Passau sowie das Gebiet Bayerischer Wald.

Handscannerlösung für Inventur und Einkauf innerhalb der ERP-Lösung MESONIC WINLine

Die Firma Allpress Ries Hydraulikservice und Pressen GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen, das Abfallentsorgungsanlagen vertreibt, diese teilweise herstellt und den Service sicherstellt. Die Inventur stellte für Allpress Ries jedes Jahr aufs Neue eine Herausforderung dar. Der bisherige Ablauf war zeitintensiv und fehlerbehaftet. Durch Produktänderungen ergaben sich Jahr für Jahr ca. 3.000 bis 4.000 unterschiedliche Teile, die im Rahmen der Inventur neu aufgenommen und bewertet werden mussten. Die Eingabe erfolgte manuell in die ERP-Lösung MESONIC WINLine.

In gleicher Weise war auch der Einkauf eine Problemstellung, da oft für ältere Geräte diverse Bauteile bestellt werden müssen. So werden z.B. für Müllpressen, die vor 20 Jahren geliefert wurden, Ersatzteile in ausreichender Menge eingelagert und lieferbereit gehalten. Dies gewährleistet eine Einsatzbereitschaft dieser Maschinen auch über lange Zeiträume hinweg. So werden aus alten Kunden die zukünftigen neuen Kunden.

Anforderung an eine neue Lösung

Die Lösung, die Allpress Ries vorschwebte und vom MESONIC WINLine Distributor und Systemhaus SOFTAGE umgesetzt wurde, bestand in der Anforderung, die im Allpress Ries-Lager ordentlich und sortiert eingelagerten Inventurteile mittels Scanner zu erfassen und die Daten in die bestehende ERP-Lösung MESONIC WINLine zu übertragen. Im Bereich Einkauf sollte durch die Nutzung der Scanner und der automatisierten Übergabe der Artikeldaten in die WINLine eine Verbesserung der Lagerhaltung und eine höhere Effizienz beim Bestellwesen erreicht werden.

Vorbereitung

In einem ersten vorbereitenden Schritt, den eine Aushilfskraft in zwei Wochen erledigt hatte, wurde bei Allpress Ries jedes Lagerfach mit einer Beschriftung versehen. Die Beschriftung enthielt textliche Informationen zum Artikel und je Artikel einen Barcode. Im Anschluss daran kam dann die Sonderentwicklung auf Basis der MESONIC WINLine aus dem Hause SOFTAGE und Datalogic-Scanner (Typ Skorpio) zum Einsatz, um die Anforderungen zu realisieren.

Vorgehensweise bei der Inventur

Bei der Inventur Ende 2009 wurde erstmals jedes einzelne Fach mit Scannern erfasst. Nach dem Zählen wurde die Stückzahl über die Tastatur in die Scanner eingegeben und über „Return“ gesichert. Bei morgens voll aufgeladenem Gerät und über den Tag genutzter halbstündiger Aufladezeit (z. Bsp. in der Mittagspause) ist es möglich, mit den im Einsatz befindlichen Scannern die volle Arbeitszeit eines Arbeitstages von 8 Stunden ausznutzen.

Mit dem neuen System für die MESONIC WINLine aus dem Hause SOFTAGE konnte die Inventur zum 31.12.2009 erstmals in nur drei Arbeitstagen von einem Mitarbeiter erledigt werden. Herr Ries, Inhaber und Geschäftsführer der Firma Allpress Ries: „Vorher waren zwei Allpress Ries-Mitarbeiter mindestens zwei, manchmal sogar drei Wochen damit beschäftigt und selbst ich musste viele Stunden investieren, um die Inventur unseres Hauses zu erfassen. Eine untragbare Situation hinsichtlich des Zeit- und Kostenaufwandes. Nun, mit der SOFTAGE-Scanner-Lösung innerhalb der MESONIC WINLine, haben wir eine Zeiteinsparung von über 86%. Das ist wirklich eine tolle Lösung!“ Im Falle von Allpress Ries mussten nur etwa 7-10% der nicht einscannbaren Teile wie bisher manuell erfasst werden. Dies waren in der Regel große Bauteile, die ohnehin in einem klassischen Regallager nicht unterzubringen sind. Daher wären diese Teile in jedem Falle separat zu erfassen gewesen. Schon nach kurzer Zeit, Anfang 2010, konnte die Geschäftsleitung von Allpress Ries den klaren Trend des Inventurergebnisses 2009 vorzeichnen. Ein Vorabergebnis war sofort auf der Basis der eingegebenen Mengen und der für die Inventur auch in den Vorjahren verwendeten Werten verfügbar.

Vorgehensweise beim Einkauf

Die Lösung für das Bestellwesen wurde von Allpress Ries im Januar 2010 getestet und anschließend in Betrieb genommen. Wöchentlich prüft ein Mitarbeiter das Lager auf  Bestandsmengen von Teilen, die in jedem Falle bei Allpress Ries jederzeit verfügbar sein müssen. Die Auswahl der zu prüfenden Teile erfolgt aufgrund von Erfahrungswerten. Dabei werden Ersatzteilbestände von sehr alten Geräten, die vor 15 Jahren oder noch früher geliefert wurden, übergangen. Teile, die Allpress Ries regelmäßig benötigt, werden bevorzugt. Dies schafft die Möglichkeit, die Lagerhaltung bei Allpress Ries zu optimieren.

Herr Ries hierzu:„Die Vorteile der SOFTAGE-Scanner-Lösung auch im Bereich Einkauf liegen auf der Hand: optimierte Lagerhaltung, zeitnahe Bestellung benötigter oder immer vorrätig zu habender Teile. Ebenso in der Tatsache, dass es kaum noch Teile gibt, die bei Bedarf nicht zu Verfügung stehen, weil sie beim Bestelllauf der Mesonic WINLine vergessen wurden. Insgesamt nicht nur eine Zeitersparnis, sondern vor allem eine Kostenersparnis bei der Lagerhaltung und natürlich eine Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnelle Lieferung und zeitnahen Service.“

Bei der Auswahl der zu bestellenden Teile, wird bei der Lagerbegehung das entsprechende Fach gescannt. Nach Prüfung des Bestands wird eine Bestellmenge eingegeben und durch „Return“ bestätigt. Aus den Scannern werden diese zu bestellenden Teile ausgelesen und in eine Bestellvorschlagsliste überführt, die dann der Verantwortliche und abschließend der Geschäftsführer abzeichnet. Auf Basis dieser Bestell-Liste werden die WINLine-Bestellungen erstellt. Herr Ries zusammenfassend: „Durch den Einsatz der Scanner können wir schon jetzt mit Sicherheit sagen, dass wir die Kosten der Einführung bereits im ersten halben Jahr eingespielt haben werden, insbesondere auch durch die erhebliche Zeitersparnis bei der Inventur. Gleichzeitig können wir damit die Qualität der Kundenbeziehungen verbessern.“