Nach dem Inhaberwechsel und der danach erfolgten Produktdiversifikation in den Bereich erneuerbarer Energien wurde auch in der IT der Generationswechsel eingeleitet. Das alte System mit seiner nicht benutzerorientierten Oberfläche war umständlich zu bedienen und sehr störungsanfällig. Gesucht wurde daher ein modernes, datenbankorientiertes ERP/PPS-System mit klarer Gliederung der Module und einem wesentlich erweiterten Funktionsumfang vor allem in der Lagerwirtschaft, Disposition und dem Berichtswesen. Die Entscheidung für TimeLine fiel Ende Mai 2005; nach kleineren Anpassungen im Belegwesen startete man nach einer nur zweiwöchigen Umstellungsphase mit dem Echtbetrieb. “Wir wollten kein spezifisch auf uns ausgerichtetes System, sondern so weit wie möglich im Standard arbeiten. Durch die regionale Nähe zur Gebauer GmbH profitieren wir zudem von kurzen Informationswegen“, erläutert Hubert Enbergs.

TimeLine ist bei der AKO-Regelungstechnik an neun Arbeitsplätzen zur Bearbeitung der Geschäftsprozesse in der Auftragsabwicklung, im Vertrieb, im Einkauf, in der Disposition, in der Lagerverwaltung, zur Produktionsplanung/-steuerung und in der Fertigung eingesetzt. Da auch Aufträge an externe Fertiger als verlängerte Werkbank gegeben werden, unterstützt dieses Modul den integrierten Ablauf in Einkauf und Produktion. Lieferscheine für den externen Fertiger werden als Warenbegleitscheine direkt aus den Betriebsaufträgen erstellt. “Neben unserem differenzierten Standardprogramm entwickeln und fertigen wir individuell nach Kundenspezifikation auch in kleinen Stückzahlen. Für besondere Anwendungen geht dies bis zur Einzellösung“, so der Geschäftsführer. Besondere Vorteile sieht Hubert Enbergs in den Produktionsvorschlägen aus dem MRP-Lauf, die losoptimiert und vorterminiert nach Kunden-Wunschtermin ausgegeben werden können sowie in den Infofunktionen, die aussagekräftige Daten über Artikel, Kunden oder Lieferanten ausweisen.

TimeLine hat bei AKO nicht nur zu effizienteren Abläufen in Logistik und Produktionsplanung geführt, sondern auch zu konkreten Einsparungen. Die Dispo-Zeit hat sich von bisher vier Stunden auf jetzt lediglich eine halbe Stunde reduziert. Durch plausiblere Einkaufsplanung und aktuellere Materialwirtschaft konnte das im Lager gebundene Kapital von 450.000 auf 330.000 € gesenkt werden. Auch die Belegerstellung beschleunigte sich um über 50%. Und last but not least: “Der Einsatz des Forderungsmanagement- Moduls zeigt sichtbare Verbesserungen im Zahlungseingang unserer Kunden“, so Hubert Enbergs in seinem Fazit. Damit sind bei AKO die besten Voraussetzungen geschaffen, um das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens auch in Zukunft zu sichern.

Vor Einführung des ERP/PPS-Systems TimeLine arbeitete die CW Fahrzeugtechnik Vertriebs GmbH mit einem auf das Unternehmen zugeschnittenen Individualprogramm. Geschäftsführer Klaus-Peter Bederke blickt zurück: “Diese Software war nicht mehr in der Lage, unser Wachstum zu unterstützen. Verkauf, Controlling, Produktion und Lagerverwaltung basierten nicht auf einer gemeinsamen Datenbasis – das Zusammenführen von Informationen war sehr arbeitsaufwändig und fehleranfällig.“

Eine Neuorientierung wurde daher u.a. an folgende Forderungen geknüpft: Schaffung transparenter Geschäftsprozesse in Auftragsabwicklung, Materialwirtschaft und Rechnungswesen. Im Auswahlprozess wurde der Kontakt zur Gebauer GmbH aufgenommen. “Uns überzeugten dabei sowohl das Preis-Leistungsverhältnis, die schnelle Einsatzmöglichkeit, die Benutzerfreundlichkeit als auch der Leistungsumfang von TimeLine“, so Klaus-Peter Bederke. “Wir legten zudem Wert auf einen kompetenten Ansprechpartner mit umfassendem organisatorischen und DV-technischem Know-how.“

Nach nur wenigen Wochen Implementierungszeit, in der Modifizierungen und Individualanpassungen vorgenommen wurden, werden die Geschäftsprozesse seit Januar 2007 über TimeLine abgewickelt. Im Einsatz sind die Module Einkauf, Verkauf, Lager- und Materialwirtschaft, Produktion, Finanzbuchhaltung sowie die Internet-Oberflächen für Telearbeit im Homeoffice der Vertriebsmitarbeiter.

Aus den ca. 6.500 Artikelstammsätzen werden automatisch die für die jeweiligen Kunden geltenden Individual-, Staffel- bzw. Kettenpreise oder die vereinbarten Rabattstaffeln ermittelt und mit den zugehörenden Verpackungseinheiten verarbeitet. Mit geringfügigem Customizingaufwand können auch neue Geschäftspro-zesse realisiert werden – so können nun Auftragsbestätigungen und demnächst auch Rechnungen oder Gutschriften direkt mit den Geschäftspartnern auf elektronischem Weg ausgetauscht werden. Der in TimeLine eingebundene Webshop erfordert keine zusätzliche Datenpflege, da direkt auf die zentralen CW-Stammdaten und damit immer auf aktuelle Preise, Konditionen und Bestände zugegriffen werden kann. Auch die INTRASTAT-Meldungen erfolgen automatisch auf Knopfdruck. Vorteil: geringerer Datenerfassungsaufwand, deutliche Zeitersparnis, spürbar geringere Fehlerhäufigkeit.

Für Klaus-Peter Bederke liegt der größte Nutzen von TimeLine in der erhöhten Schnelligkeit und Transparenz der Auftragsbearbeitung sowie der damit verbundenen verbesserten Auskunftsfähigkeit gegenüber den Kunden durch jederzeit abrufbare aktuelle Bestände. Statistiken können in jeder gewünschten Form abgerufen, aufbereitet und zu aussagekräftigen Informationen verdichtet werden – mit positiven Auswirkungen sowohl auf die Führungs- und Lenkungsqualität des Unternehmens, die Reaktionsfähigkeit auf die sich ständig ändernden Marktbedingungen als auch auf die Kundenservicequalität.

Durch die Mitgliedschaft im Normausschuss, ständige eigene Kontrollen, die Überwachung des Prüfinstituts Dekra sowie durch die Zertifizierung nach DIN ISO 9001 ist das Kevelaerer Unternehmen richtungsweisend im Bereich der Absturzsicherung.

Vertriebsleiter Josef Bergrath: „Nicht nur die umfangreiche Artikelverwaltung hat uns zunehmend vor Probleme gestellt, vor allem die spätestens aus der Spezialisierung auf die Absturzsicherung resultierende extrem gestiegene Anzahl an Angeboten war manuell ohne Wettbewerbsnachteile nicht mehr zu bewältigen – eine professionelle EDVLösung war unumgänglich.“ Die Wahl fiel auf eine Software für Auftragsbearbeitung, mit der die Abläufe und Anforderungen hinsichtlich Auftragsund Artikelverwaltung auch gut in den Griff bekommen wurden. Das System hatte zwei entscheidende Nachteile: Zum einen stieß die Software mit steigender Userzahl zunehmend an ihre Grenzen (mangelhafte Performance, Systemabstürze oder auch verirrte Daten), zum anderen war die Datenbereitstellung unter der Access-Datenbank einfach zu langsam. Zudem gab es Unstimmigkeiten mit dem Hersteller in Bezug auf Support und Kommunikation – „Gründe genug also, um uns erneut nach einer neuen EDV umzusehen.“

Die Entscheidung fiel auf das ERP/PPS-System TimeLine, das nach Datenübernahme, betriebsspezifischen Anpassungen und Schulungen seit dem 1.1.2008 mit zwölf Lizenzen im Einsatz ist. „Mit TimeLine haben wir unseren gesamten Workflow optimiert – wir profitieren besonders im Bereich Angebotserstellung von der neuen IT. „Der Gesamt-Output an Angeboten hat sich im vergangenen Jahr um 100% auf etwa 11.300 bei geringerer Manpower erhöht – das dabei freigesetzte Mitarbeiterpotenzial kommt heute anderen Unternehmensbereichen zugute“, bilanziert Josef Bergrath zufrieden. Das ausgeklügelte Angebotssystem einschließlich intensiver Nachverfolgung gehört inzwischen zu den Erfolgsfaktoren der ABS Safety GmbH: Ob eine produktneutrale Ausschreibung eines Architekten oder der Öffentlichen Hand, Anfragen von Bauherren für eine ABS-Teilleistung im Bereich Absturzsicherung oder deren Integration in ein geplantes Bauvorhaben – sämtliche Angebote werden von einer Mitarbeiterin im Home-Office konsequent nachverfolgt.

Ob gestiegene Datensicherheit, der erhöhte Angebotsoutput mit verringerter Manpower, exakte Kalkulationen durch erhöhte Datentransparenz, die für jeden Kunden individuelle Preisbildung mit unterschiedlichen Rabattstrukturen, zeitaktuelle und aussagekräftige Auswertungen der betrieblichen Kennzahlen in jeder gewünschten Form auf Knopfdruck, der reduzierte Lagerbestand und die verbesserte Lieferfähigkeit durch die vereinfachte Lagerwirtschaft oder die Qualitätssicherung durch das Produktionsmodul – „mit TimeLine konnten wir bereichsübergreifend unseren gesamten Workflow optimieren“, so das positive Fazit von Geschäftsführer Ludwig Beckers.