Ab und zu gelangen dann Problemfälle in die Presse; so auch im August 2018, als bei einem pharmazeutischen Großhandel in den Niederlanden die „Big-Bang“-Methode nicht funktionierte. Man wollte in einem Ruck, also an einem Tag, alle Abteilungen auf die neue ERP-Lösung umstellen. Man hatte die neue ERP-Software zwar zuvor ausführlich getestet, dennoch gab es Fehler im System. Es kann dabei um verhältnismäßig kleine Fehler gehen, die aber bei tausenden von Lagerbewegungen große Folgen nach sich ziehen können. In diesem konkreten Fall bedeutete es, dass der Großhandel erst nach Wochen wieder seine Lieferungen an Apotheken und Krankenhäuser aufnehmen konnte.

Wie also kann man einem Fiasko vorbeugen?

Experten nennen folgende fünf Ursachen:

1. Experten warnen vor „Big-Bang“-Einführung
   Obwohl ausführlich getestet wird, kann man nie vorher wissen, wie sich das ERP-System verhält; kleine Fehler können in der Testphase übersehen worden sein. Es ist risikoarmer, wenn das neue ERP-System langsam ausgerollt wird; also z.B. wenn erst in der Auftragsverarbeitung angefangen wird und dann die Lagerverwaltung dazu geschaltet wird.
2. Die Nachteile traditioneller Software
   Eine ERP-Software, die schon sehr lange auf dem Markt ist und vielfach erweitert und geupdatet wurde ist oftmals sehr starr. Im Gegensatz zu modernen Cloud-Produkten, die flexibel sind und sich schneller an die Wünsche von Unternehmen anpassen lassen.
3. Lange Implementationsdauer
   Im Beispiel des Pharmagroßhandels dauerte das ERP-Projekt (also die Vorlaufzeit vor dem Big-Bang) zwei Jahre. Das ist entschieden zu lang. Die Konzentration, der Fokus aller Beteiligten ebbt weg und die technischen und unternehmerischen Umstände unterliegen ebenfalls in solche einer langen Zeitspanne einem Wandel. Eine wesentlich kürzere Implementierungszeit ist empfehlenswert. Höchstens ein Jahr sollte ein ERP-Projekt dauern, besser noch, wenn es nur ein halbes Jahr dauert.
4. Maßgeschneiderte Software
   Oftmals möchten Unternehmen ihr bisherigen Prozesse beibehalten und beauftragen sie daher das Softwareunternehmen damit einige Features zu programmieren. Genau hier liegt ein Risiko; denn diese Neuprogrammierungen sind nicht ausgereift, nicht getestet und die Anbindung an alle Schnittstellen bietet auch wieder Fehlermöglichkeiten, abgesehen vom Kostenfaktor. Es empfiehlt sich die bestehenden Standard- Programmierungen zu nutzen, eventuell mit kleiner Anpassung.
5. ERP oder Spezialsoftware
   Nicht immer bietet eine ERP-Software wirklich eine Lösung für alle Abteilungen. Im konkreten Fall des Pharmagroßhandels war das Lagermodul des ERP-Systems nicht ausreichend und hätte man eventuell eine Spezialsoftware (ein WMS-Warehouse Management System) anbinden sollen. An dieser Stelle sei betont, dass es in Deutschland auch Branchen-ERP-Lösungen für den Pharmagroßhandel gibt.

Quelle

In meiner täglichen Praxis werde ich mit verschiedenen Problemen vor, während oder nach einem ERP Auswahlverfahren konfrontiert. Für einige Kunden kommt allerdings manchmal jede Hilfe zu spät – viel Geld wurde falsch investiert und das lässt sich im schlimmsten Fall nicht mehr rückgängig machen. Aber nicht „nur“ Geld wurde verbrannt, sondern auch wertvolle Zeit und die positive Einstellung des Personals zu neuer Software.

Der Bedarf ist trotz schlechter Erfahrungen immer noch vorhanden, so dass dem Unternehmer nichts anderes übrig bleibt, als die Auswahlprozedur, die Implementierung, die Schulung des nun frustrierten Personals und die Kosten, die zum zweiten Mal entstehen, in Kauf nehmen zu müssen.

Schlechte Vorbereitung – Falsche Kaufentscheidung

Vor einigen Monaten kam ein Bekannter zu mir und teilte mir mit, dass ein guter Geschäftsfreund, ein Unternehmer – nennen wie ihn Herr Pechvogel – sich ein falsches ERP habe verkaufen lassen. Ob ich da vielleicht noch etwas machen könne. Ich habe daraufhin Herrn Pechvogel angerufen und mich zu einem Gespräch verabredet. Bei einem bereits erfolgten Kauf der Software ist in der Regel nur auf dem Gebiet der Schadensbegrenzung  noch einige Unterstützung möglich. Ich habe Herrn Pechvogel erklärt, dass wenn z.B. vom Hersteller Produkteigenschaften zugesichert wurden, die beim ERP de facto fehlen, hier ein Anspruch auf Nachbesserung beziehungsweise Schadensersatz liegen könnte. Das größte Problem dabei: es hilft Herrn Pechvogel wenig bei der Umsetzung des eigentlichen Kaufgrundes für eine ERP Software! Er braucht ein funktionierendes ERP-System, das in seinem Unternehmen durch effizientere Abbildung der Geschäftsprozesse und Workflows Zeit und Geld spart. Seine Aufgabe als Unternehmer ist es ja schlussendlich Gewinn zu machen. Zusätzlich erschwerend kam hinzu, dass Herrn Pechvogels Kunden bei der Auswahl eines ERP Systems eine nicht unerhebliche Rolle spielen, da er als zertifizierter Zulieferer ISO-Auflagen erfüllen musste.

Diagnose – das Bedarfs-Pflichtenheft ein „Muss“

Wenn sich also die bedauerliche Situation ergibt, dass ein ERP angeschafft wurde, das nicht den Anforderungen entspricht, ist das Kind in den Brunnen gefallen. Nachbesserungen können Abhilfe schaffen, aber ein ideales ERP wird man sehr wahrscheinlich nicht erhalten – Flickwerk ist und bleibt eine suboptimale Lösung. Herr Pechvogel wird sich wohl oder übel ein zweites Mal ein (hoffentlich geeigneteres) ERP anschaffen müssen.

Manchmal muss es eben ein Berater sein

Um beim zweiten Mal auf Nummer sicher zu gehen, empfahl ich einen unabhängigen ERP-Berater hinzuzuziehen. Die sorgfältige Erstellung eines Pflichtenheftes, „die Diagnose“ des Bedarfs im Unternehmen ist sowieso immer zu empfehlen, aber in diesem Fall war sie ein absolutes „Muss“. Man kann die Bestimmung der Eigenschaften, die das ERP aufweisen soll, nicht vom Verkaufsdruck des ERP – Verkäufers abhängig machen lassen und seine unternehmerische Verantwortung abgeben.

Eigentlich muss der Patient (das Unternehmen) selbst wissen, was ihm fehlt. Das ist nicht immer leicht, da historisch gewachsene Prozesse manchmal betriebsblind machen, das KnowHow zu den verfügbaren ERP Funktionalitäten fehlt oder schlichtweg innerhalb des Unternehmens Interessenskonflikte zwischen den Abteilungen bestehen.  Je sorgfältiger der tatsächliche Bedarf bezüglich eines ERP Systems vor der Implementierung erfasst wurde, einschließlich der Festlegung von Prioritäten, desto einfacher fällt nachher die Auswahl und desto schneller kann man aus der teuren „Anwenderwünscheliste“ eine unternehmerisch sinnvolle Funktionsbedarfsliste ( Pflichtenheft) erstellen.

Herr Pechvogel hat inzwischen einen Berater hinzugezogen und ein anderes ERP gewählt, das auch von seinen Kunden wohlwollend akzeptiert wurde.

Vorbeugen is besser als heilen.

Schönen Gruß

Ihre Antje Petzold

Der obige Text spiegelt die Meinung des Kolumnisten, Frau Antje Petzold, wider. Der Herausgeber des Blogs www.erp-software-auswahl.de, die Deutrans b.v., übernimmt für dessen Richtigkeit keine Verantwortung und schließt jegliche Regressansprüche aus.

Das heutige Thema behandelt Ihren Bedarf und die Wahrnehmung auf der „anderen Seite“:

Sicher ist an irgendeiner Stelle in Ihrem Unternehmen das Wort ERP zum ersten Mal gefallen, meist passiert das beim IT Leiter, der unbedingt „neue Software und Hardware benötigt“. Sie, als Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens, stehen nun vor einer groben Ausgabenplanung und wissen nicht so recht, ob sich dieses Investment auch rechnet oder gar überhaupt notwendig ist – bisher ging es ja auch ohne diese neue Software. Derweil verbringt Ihr EDV Team oder andere Abteilungen Stunden, Tage und Wochen damit, sich Softwarefunktionen von Anbietern zeigen zu lassen, um Ihnen dann in einem ganztägigen Meeting die drei „Besten“ zu zeigen.

Aufgrund Ihres (noch unkonkreten) Bedarfes wurde bei den kontaktierten Anbietern ein Vertriebsprozess ausgelöst – Sie oder Ihre Kollegen erhalten Präsentationstermine und Anrufe oder E-Mails, sogenannte Wiedervorlagen des Anbietervertriebs, die momentan nur Zeit und damit Geld kosten. Ich habe in der Praxis Fälle erlebt, in welchen diese erste Phase ohne konkreten Bedarf über 14 Monate lang dauerte. Natürlich wissen die Anbieter auch, dass die Anfragen unkonkret sind und beantworten erste Fragen nach den Kosten mit standardisierten Angeboten aus der Schublade, die Ihnen wenig nützen. Sie haben bereits mit Ihrem ersten Schritt Missverständnissen und unpassenden Angeboten für die Lösung Ihres Problems Tür und Tor geöffnet. Der Vertrieb des Anbieters hat Sie jetzt bereits in eine Kundenbewertungsschublade gepackt: Branche, Anzahl Anwender (User), passende Lösung aus der Standardkiste, potentieller Umsatz, der mit Ihnen zu machen ist. Vor allem der potentielle Umsatz ist eine magische Grenze, die Ihnen die kontaktierten Anbieter immer wieder anhaften, auch wenn der konkretisierte Bedarf später eventuell niedriger ist.

Aber keine Sorge, mit einem einzigen Schritt vor dem Beginn der Anbieterauswahl können Sie das verhindern. Zunächst einmal müssen Sie sich im Klaren darüber werden, dass ERP Software nichts anderes bedeutet, als ein Werkzeug zur Umsetzung und Unterstützung bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele. Und dabei ist es am Anfang völlig egal, ob der Knopf der Funktion der Software grün oder lila ist. Vielmehr ist es wichtig intern (!) zu definieren, was Sie mit dem Einsatz des Werkzeugs erreichen wollen. Und hier Sind Sie gefragt als Geschäftsführer, nicht der IT Leiter, der nur Teilziele in seiner Abteilung zu erreichen hat.

Mögliche Ziele für die Einführung der Software sind zum Beispiel die Senkung von Lagerkosten oder die Senkung von Einkaufspreisen durch besseres Lieferantenmanagement die zu einer verbesserten Unternehmensliquidität führen. Wenn Sie diese Ziele mit konkreten Zahlen benennen können, sind Sie für die möglichen Anbieter bestens gerüstet. Sie stellen nämlich damit sicher, nur Softwaremodule einzukaufen, die benötigt werden und liefern sich nicht bunten Funktionspräsentationsschlachten aus.

Gehen Sie am Anfang der Zieldefinition aber noch nicht zu sehr ins Detail. Die Zieldefinition für den Gesamtprozess im Lager, Einkauf oder ähnlichem ist zunächst wichtig, nicht der einzelne Arbeitsschritt, mit dem das später erreicht werden kann.
Eine ERP Einführung ist vergleichbar mit einer OP am offenen Herzen, da die wichtigen Kernprozesse und Arbeitsabläufe während des laufenden Tagesgeschäftes in Software abgebildet werden. Gerade im Mittelstand ist daher eine gute Vorbereitung für das Gelingen der „Operation ERP“ im geplanten Zeit- und Budgetrahmen wichtig. Sie werden keinen Arzt finden, der im Blaumann mal eben schnell den Brustkorb öffnet und ein bisschen hier und ein bisschen da schnippelt und abklemmt und damit das Überleben des Patienten, sprich des Unternehmens gefährdet.

Lesen Sie im nächsten Blogbeitrag was vor der Narkose (der Anbieterauswahl) noch zu tun ist, um sich gut vorzubereiten.

Glossar:
ERP –  Enterprise Resource Management, also das Managen von Unternehmensressourcen
Geschäftsprozess –  ist das WAS – was genau wird in welcher Abteilung gemacht
Arbeitsablauf –  auch workflow genannt – ist das WIE – wie werden die Geschäftsprozesse umgesetzt im einzelnen Arbeitsschritt
Anwender – im Zusammenhang mit ERP ist das der Softwarenutzer, von Anbietern auch User genannt

antje.petzold[@]erp-software-auswahl.de

Der obige Text spiegelt die Meinung des Kolumnisten, Frau Antje Petzold, wider. Der Herausgeber des Blogs www.erp-software-auswahl.de, die Deutrans b.v., übernimmt für dessen Richtigkeit keine Verantwortung und schließt jegliche Regressansprüche aus.